ระบบบัญชี หัวใจสำคัญของธุรกิจ

ระบบบัญชีหมายถึงอะไร?

ระบบบัญชี (Accounting Systems) ระบบการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชี ประกอบด้วยเอกสารต่างๆ ทางบัญชี บันทึกทางการบัญชี รายงานทางบัญชีและการเงิน
รวมถึงวิธีการและอุปกรณ์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเงินของกิจการ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถนำไปใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ และนำเสนอ
ข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนได้เสียของกิจการและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

Cloud Accounting ดีต่อธุรกิจอย่างไร

คือ ระบบบัญชีออนไลน์ ที่ผู้ใช้ส่งข้อมูลไปยัง “Cloud” และมีการประมวลผลเพื่อส่งกลับไปยังผู้ใช้ผู้ใช้สามารถใช้ซอฟต์แวร์ ผ่านผู้ให้บริการแอปพลิเคชันระบบคลาวด์
ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์บริษัทไม่ต้องตั้งค่าเดสก์ท็อปส่วนบุคคลด้วยซอฟต์แวร์ เพราะทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึง Cloud Accounting บนอุปกรณ์ของตนเองได้
นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมงานหรือสาขาที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันและซอฟต์แวร์เวอร์ชันเดียวกันได้
ประโยชน์หลักของ Cloud Accounting คือการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและการกู้คืนข้อมูล Cloud Accounting มีความปลอดภัยสูง เพราะ ผู้ให้บริการจะจัดเก็บข้อมูลไว้
หลายแห่งอย่างปลอดภัยบน Cloud Based Server จึงหมดปัญหาแบบเดิม ที่อาจจะมีความเสี่ยงต่อข้อมูลเสียหายหากเกิดเหตุไม่คาดถึง

ระบบบัญชีมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?

1. หลักฐานทางบัญชี

หลักฐานทางบัญชี คือ บันทึกหรือเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการลงบัญชี ซึ่งก็จะมีทั้งเอกสารหลักฐานที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ออกให้บุคคลภายนอก
ได้แก่ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีขาย และเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ใช้
ในกิจการของตน ได้แก่ ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น

เอกสารประกอบการลงบัญชีดังกล่าวต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร ชื่อและเลขที่เอกสาร วันเดือนปีที่ออกเอกสาร และจำนวนเงินรวมให้
ครบถ้วน โดยผู้วางระบบบัญชีจะต้องคำนึงถึงการกำหนดรูปแบบและเนื้อหาของเอกสารให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของ
กิจการและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีธุรกิจอีกด้วย

2. นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี

นโยบายธุรกิจเป็นแนวทางปฏิบัติงานร่วมกันของบุคลากรในองค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด ส่วนนโยบายบัญชีหมายถึง
มาตรฐานรายงานทางบัญชีที่กิจการใช้เพื่อรับรองฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานขององค์กรว่ามีความถูกต้องตามหลักการ
บัญชีที่รับรองทั่วไป เช่น นโยบายการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ นโยบายการคิดค่าเสื่อมราคา เป็นต้น

3. วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี

วิธีปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนการทำงานที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้เป็นมาตรฐานร่วมกันซึ่งครอบคลุมทุกกิจกรรมการดำเนินงานขององค์กร
วิธีปฏิบัติงานทางบัญชีจะประกอบด้วยคู่มือการปฏิบัติงาน เอกสารแบบฟอร์มทางบัญชี เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน
แผนผังระบบบัญชี วิธีการบันทึกบัญชี เป็นต้น 

4. เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงาน

เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงานเป็นเครื่องมือที่สนับสนุนกระบวนการทำงานต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โปรแกรมบัญชี ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

5. บุคลากร

บุคลากรในที่นี้แบ่งออกได้เป็นหลายส่วน ได้แก่ บุคลากรผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางระบบบัญชี ซึ่งจะประกอบไปด้วยฝ่ายบริหาร
ผู้กำหนดนโยบายทางบัญชีและให้การสนับสนุนในด้านทรัพยากร เช่น กำหนดงบประมาณ การจัดสรรบุคลากรและอุปกรณ์การทำงานต่างๆ
เป็นต้น ผู้ปฏิบัติงานทางบัญชี และนักพัฒนาและวิเคราะห์ระบบบัญชีซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการออกแบบแผนผังระบบบัญชี มีประสบการณ์
และความรู้ในเรื่องมาตรฐานทางบัญชี การตรวจสอบบัญชี การควบคุมภายใน และระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องต่างๆ เป็นอย่างดี

6. การควบคุมภายในของระบบบัญชี

การควบคุมภายในของระบบบัญชีเป็นการนำหลักการควบคุมภายในมาใช้ในการวางระบบบัญชีเพื่อให้ระบบบัญชีมีประสิทธิภาพและเป็นไปตาม
นโยบายของกิจการ ตอบสนองต่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
กรมสรรพสามิต สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น

ระบบบัญชีมีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

• 1. หากมีระบบบัญชีที่ดี ผู้ประกอบการจะได้รับข้อมูลและรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และกำหนดเป้าหมายขององค์กร
  ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• 2. ระบบบัญชีที่ดีเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร เพราะข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชีจะช่วยให้
  เห็นว่าส่วนงานต่างๆ ดำเนินงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่
• 3. ระบบบัญชีที่ดีช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การตลาด การบริหารทรัพยากรบุคคล การเงิน เป็นต้น
• 4. ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้การเก็บรวบรวมและการประมวลผลข้อมูลมีความเป็นระบบ ช่วยลดขั้นตอนและระยะเวลาในการจัดทำบัญชี รวมทั้งเพิ่มความถูกต้องในการ
  จัดทำบัญชีและนำเสนองบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• 5. ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้การมอบหมายงาน การควบคุม และการประสานงาน รวมทั้งการวัดผลและการประเมินผลมีประสิทธิภาพ
• 6. ระบบบัญชีที่ดีเป็นเครื่องมือสำคัญในการช่วยป้องกันและลดความเสี่ยงอันเกิดจากการทุจริต ช่วยสร้างความเชื่อถือจากผู้ใช้งบการเงินและผู้ใช้รายงานทางการเงิน

สรุปเกี่ยวกับระบบบัญชี

การวางระบบบัญชีที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากที่มาของรายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ ทุน หนี้สินนั้นมีจำนวนมาก มักมีปัญหาในทางปฏิบัติ การวางระบบบัญชีให้สมบูรณ์
และถูกต้องตามหลักการบัญชี และมาตรฐานการบัญชี รวมถึงกฎหมายภาษีอากรจะทำให้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีความรวดเร็ว และก่อให้เกิดความคล่องตัวในการ
ทำงานได้เป็นอย่างดี รวมถึงสามารถเอื้ออำนวยประโยชน์ให้กับฝ่ายต่าง ๆ ที่ใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามในปัจจุบันมีระบบบัญชีออนไลน์มากมาย ที่จะช่วยให้
ธุรกิจสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ได้สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น แต่อย่าลืมว่าสิ่งสำคัญของการบันทึกบัญชี คือนักบัญชีที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องขณะทำบัญชีได้ด้วย
และถ้าหากคุณจะใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ควรคำนึงด้วยว่า ระบบบัญชีเหล่านั้นถูกต้องตามหลักการบัญชี และมาตรฐานการบัญชี รวมถึงกฎหมายภาษีอากรหรือไม่