ธุรกิจเติบโตได้ด้วยการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือ การควบคุมและจัดการให้ธุรกิจมีสินค้าปริมาณสินค้าคงคลัง
ให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมเพียงพอต่อความต้องการ

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คืออะไร

การจัดการสินค้าคงคลังคือการรักษาจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตามสถานการณ์ คำว่า “สินค้า” ไม่ได้หมายความเฉพาะผลิตภัณฑ์เท่านั้น
แต่ยังรวมถึงวัตถุดิบ ชิ้นส่วน เครื่องมือ อุปกรณ์ และอื่นๆ ที่มีมูลค่าทางการเงิน การจัดการสินค้าคงคลังมีความสำคัญในการทำธุรกิจ
และสามารถแบ่งออกได้เป็นการจัดการสต๊อกและสินค้าคงคลัง

บริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างไร เพื่อให้ธุรกิจเติบโตได้

1. กำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับธุรกิจ

การกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับธุรกิจ สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกสินค้าเข้า
และออกในคลัง โดยรวบรวมการเบิกจ่ายในอดีต ควบคู่ไปกับการดูยอดขาย เพื่อให้มีสต๊อกเพียงพอ
ตรงตามความต้องการของผู้บริโภค

2. มีการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ดี

การคำนวณค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด สามารถทำได้โดยหาค่า Economic Order Quantity
หรือเรียกสั้น ๆ ว่า EOQ ซึ่งเป็นวิธีที่แพร่หลาย และใช้กันมานาน เพราะเป็นการคำนวณหาปริมาณ
การสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนในการเก็บรักษา และบอกถึงปริมาณ
ที่ควรสั่งซื้อจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด

3. หาจุดหรือวงรอบเวลาการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องใช้

การหาจุดหรือวงรอบเวลาที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าใหม่ เป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะต้องทำ
เพราะเป็นจุดที่ใช้เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบถัดไป เพื่อไม่ให้เกิดการค้างของสินค้าคงคลัง
ที่ไม่มีการเคลื่อนไหวนั่นเอง

4. เจรจาต่อรองขอส่วนลดเมื่อซื้อปริมาณวัตถุดิบจำนวนมาก

ผู้ประกอบการที่ใช้วัตถุดิบใดอย่างสม่ำเสมอ และทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอนของตนเอง
ควรจะเจรจากับผู้ขายโดยตกลงด้วยตัวเลขของปริมาณการใช้วัตถุดิบนี้ทั้งปี แต่จะต้องให้ผู้ขาย
ทยอยส่งของให้ทุกเดือนแทน โดยทำสัญญาเป็นรายปีเพื่อได้ส่วนลดมากขึ้น

5. บริหารจัดการสินค้าคงคลังไม่ให้มีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว

การมีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในระยะเวลานาน ถือเป็นปัญหาที่หลาย ๆ ธุรกิจต้องประสบ
จึงจำเป็นจะต้องมีการวางแผนในการจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว ให้สินค้าเหล่านั้น
ถูกจำหน่ายออกไปไม่ว่าทางใดหรือทางหนึ่ง รวมไปถึงประเมินถึงความเป็นไปได้ในการตัดสต๊อก
หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้วัตถุดิบไม่เสื่อมสภาพและล้าสมัยจนไม่สามารถจัดจำหน่ายได้

6. จัดสถานที่ให้ที่เหมาะสม และมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ให้ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้า ต้องมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังนั้น เพื่อควบคุม
การซื้อและการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังได้ โดยจะต้องออกแบบให้มีช่องอนุมัติสำหรับเบิกสินค้าคงเหลือได้
เพื่อควบคุมการรั่วไหลของสินค้าคงคลังนั่นเอง

7. จัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง จำเป็นจะต้องคำนึงถึงลักษณะการจัดวางรูปแบบสินค้า
และการวางสินค้าให้เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ ทั้งในด้านความชื้นที่จะส่งผลกับตัวสินค้าหรือวัตถุดิบ
และความสะดวกต่อการขนย้าย

8. นำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อก

ในกรณีที่เป็นธุรกิจขนาดกลางซึ่งมียอดขายสูง มีการผลิตสินค้าหลายแบบ และมีรายการที่เป็นวัตถุดิบ
จำนวนมาก จำเป็นที่จะต้องนำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อกของสินค้าคงคลัง
เพื่อใช้ควบคุมและนำมาบริหารงาน

เหตุผลที่ธุรกิจต้องจัดการสินค้าคงคลังด้วย ECOUNT ERP

1. สามารถควบคุมสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ

สามารถรู้จำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงในสต็อก ช่วยให้วางแผนการสั่งซื้อสินค้าใหม่ได้อย่างเหมาะสม
ลดความเสี่ยงในการขาดสินค้าหรือมีสินค้าค้างสต็อกมากเกินไป

2. ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนสินค้าที่บันทึกไว้ในระบบบัญชีตรงกับจำนวนสินค้าจริงที่มีอยู่จริง
ซึ่งจะส่งผลต่อความถูกต้องของงบการเงิน

3. สามารถป้องกันการสูญหาย

ช่วยตรวจสอบว่ามีการสูญหายของสินค้าเนื่องจากการขโมย การชำรุดเสียหาย หรือความผิดพลาด
ในการบันทึกข้อมูลหรือไม่

4. ปรับปรุงระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

ช่วยระบุปัญหาในระบบการจัดการสินค้าคงคลัง เช่น การขาดแคลนสินค้า สินค้าค้างสต็อกเกินไป
ซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทางบัญชี

การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นส่วนหนึ่งของหลักเกณฑ์ทางบัญชีที่กำหนดให้ธุรกิจต้องทำการ
ตรวจนับสินค้าอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ

6. ช่วยลดต้นทุน

เมื่อคุณรู้จำนวนสินค้าคงคลังที่แน่นอน คุณสามารถวางแผนการผลิตหรือการสั่งซื้อสินค้าได้
อย่างเหมาะสม ลดต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าที่ไม่จำเป็น

7. สามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือ

การมีข้อมูลสินค้าคงคลังที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณต่อลูกค้า
ผู้ลงทุน และหน่วยงานภาครัฐ

บทสรุป

ปัจจุบันการจัดการสินค้าคงคลังเน้นการหมุนเวียนสินค้าตลอดเวลาเพื่อรักษาความสดใหม่และลดการสูญเสีย
จากการเก็บรักษานานเกินไป ความสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังสามารถสรุปได้ดังนี้ การจัดการสินค้าคงคลัง
ที่มีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่จะเติบโต ทั้งในด้านการเงินและการดำเนินงาน โดยการใช้เทคนิคต่างๆ
เช่น การวางแผนความต้องการ การปรับปรุงสินค้าคงคลัง การติดตามซัพพลายเออร์และสต็อกสินค้าสำรองธุรกิจต่างๆ
สามารถปรับกระบวนการทำงาน ลดต้นทุน และทำให้ลูกค้าพึงพอใจ