การวางระบบบัญชีที่ดี ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร

ระบบบัญชีหมายถึงอะไร?

ระบบบัญชี (Accounting Systems) ระบบการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชี ประกอบด้วยเอกสารต่างๆ ทางบัญชี บันทึกทางการบัญชี รายงานทางบัญชีและการเงิน
รวมถึงวิธีการและอุปกรณ์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเงินของกิจการ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถนำไปใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ และนำเสนอ
ข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนได้เสียของกิจการและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบบัญชีมีกี่ประเภท?

ระบบบัญชีสามารถแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ตามลักษณะการทำงานและการใช้งานในองค์กร ดังนี้

1. ระบบบัญชีแบบ Manual (Manual Accounting System)

ระบบบัญชีที่บันทึกข้อมูลด้วยมือ เช่น การบันทึกในสมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท และสมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย
ข้อดี ต้นทุนต่ำ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ข้อเสีย ใช้เวลามากและเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากมนุษย์

2. ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ (Computerized Accounting System)

การใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ในการบันทึกและประมวลผลข้อมูลทางการเงิน
ข้อดี รวดเร็ว แม่นยำ และรองรับข้อมูลขนาดใหญ่
ข้อเสีย มีค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอฟต์แวร์และการฝึกอบรม

3. ระบบบัญชีออนไลน์ (Cloud Accounting System)

ซอฟต์แวร์บัญชีที่ทำงานบนคลาวด์ เช่น ECOUNT ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ทุกที่ทุกเวลา
ข้อดี อัปเดตข้อมูลเรียลไทม์และรองรับการทำงานร่วมกัน
ข้อเสีย ขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ต

4. ระบบบัญชีเฉพาะกิจ (Customized Accounting System)

ระบบที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจที่มีความต้องการพิเศษ เช่น ธุรกิจโรงงานผลิตหรือธุรกิจโลจิสติกส์
ข้อดี รองรับการทำงานเฉพาะทาง
ข้อเสีย มีค่าใช้จ่ายสูงและต้องใช้เวลาพัฒนาระบบ

การวางระบบบัญชี (Accounting Systematisation)

หมายถึง กระบวนการศึกษารวบรวมข้อมูลและความต้องการ วิเคราะห์ ออกแบบจัดหาหรือสร้าง ติดตั้ง ใช้งาน
ติดตามผล และปรับปรุงระบบบัญชี เพื่อให้มั่นใจว่าระบบบัญชีสอดคล้องกับวัฒนธรรมและความต้องการของ
องค์กรตั้งแต่ระดับกลยุทธ์จนถึงระดับปฏิบัติการ ซึ่งการวางระบบบัญชีเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้องค์กร
หรือธุรกิจมีการจัดการการเงินอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมาตรฐาน โดยมักมีขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

• 1. วิเคราะห์ความต้องการ
  ทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างของธุรกิจ และความต้องการในการจัดการข้อมูลการเงิน เช่น
  ประเภทของธุรกิจ ขนาดของธุรกิจ การทำธุรกรรมการเงิน เป็นต้น
• 2. เลือกและติดตั้งระบบ
  เลือกและนำเข้าระบบบัญชีที่เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจ
• 3. การฝึกอบรม
  ให้การฝึกอบรมแก่พนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• 4. การทดสอบและปรับปรุง
  ทดสอบระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและประสิทธิภาพ และปรับปรุงตาม feedback จากผู้ใช้งาน
• 5. การดูแลระบบ
  ดูแลรักษาระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างเสถียรการวางระบบบัญชีอาจมี
  ขั้นตอนเพิ่มเติมหรือแตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกิจและความต้องการขององค์กร

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี ควรมีอะไรบ้าง

1. ให้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นไปตามนโยบายบัญชี

ต้องมีความเที่ยงตรงและออกรายงานงบการเงินที่มีถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้ในการขอสินเชื่อกับสถาบันทางการเงินได้

2. ให้ข้อมูลที่นำไปใช้ในการคำนวณตัวเลขภาษี

การใช้ในการจัดทำรายงานทางภาษี เป็นไปตามข้อกฎหมายที่ประมวลรัษฎากรกำหนด

3. ให้ข้อมูลที่เปรียบเทียบ

ข้อมูลงวดเวลาปัจจุบันกับข้อมูลในอดีต เพื่อจัดทำรายงานงบประมาณและรายงานสำหรับผู้บริหารซึ่งนำไปใช้ในการวางแผน

4. ระบบบัญชีที่ดีต้องให้รายงาน

ในปริมาณที่เหมาะสมและทันเวลา ปริมาณรายงานที่มากเกินไปจะทำให้เกิดความสับสนต่อผู้ใช้

5. มีระบบการตรวจสอบ

สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการคำนวณหรือการบันทึกบัญชี

6. ระบบการควบคุมภายใน

ระบบบัญชีที่ดีควรทำให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดีด้วย ได้แก่ การป้องกันการทุจริต การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล
เทคโนโลยีสารสนเทศ การดูแลรักษาทรัพย์สินให้ปลอดภัยจากการถูกขโมยหรือถูกทำลาย

7. สภาพการดำเนินงานและขนาดของธุรกิจ

ระบบบัญชีที่ดีต้องมีความเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานและขนาดของธุรกิจนั้นและสอดคล้องกับนโยบายการปฏิบัติงานขององค์กร

8. วิธีปฏิบัติงานที่ชัดเจน

ระบบบัญชีที่ดีต้องมีวิธีปฏิบัติงานที่ชัดเจน เข้าใจง่าย และสื่อสารได้ตรงกันระหว่างผู้ปฏิบัติงาน

มืออาชีพการวางระบบบัญชี (Accounting Systematisation Professional)

หมายถึง ผู้ที่มีความรอบรู้ และความเชี่ยวชาญการวางระบบบัญชี มีความสามารถในการปฏิบัติงานได้ตาม
มาตรฐานอย่างที่คาดหวังโดยผู้มีส่วนได้เสีย มีไหวพริบในการปฏิบัติงานและการจัดการแก้ไขปัญหาได้
อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ มีความรับผิดชอบต่องานที่ต้องทำและต่อผู้มีส่วนได้เสียมีความมุ่งมั่น
ตั้งใจและการลงมือทำอย่างจริงจังเพื่อให้เกิดผลงานที่มีคุณภาพและมีคุณค่า มีจริยธรรมและจรรยาบรรณ
ในการดำรงตนและการปฏิบัติงานตลอดถึงมีการพัฒนาตนอย่างต่อเนื่องให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของโลก

Cloud Accounting ดีต่อธุรกิจอย่างไร

คือ ระบบบัญชีออนไลน์ ที่ผู้ใช้ส่งข้อมูลไปยัง “Cloud” และมีการประมวลผลเพื่อส่งกลับไปยังผู้ใช้ผู้ใช้
สามารถใช้ซอฟต์แวร์ ผ่านผู้ให้บริการแอปพลิเคชันระบบคลาวด์ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์บริษัท
ไม่ต้องตั้งค่าเดสก์ท็อปส่วนบุคคลด้วยซอฟต์แวร์ เพราะทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึง Cloud Accounting
บนอุปกรณ์ของตนเองได้นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมงานหรือสาขาที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน
และซอฟต์แวร์เวอร์ชันเดียวกันได้ประโยชน์หลักของ Cloud Accounting คือการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและ
การกู้คืนข้อมูล Cloud Accounting มีความปลอดภัยสูง เพราะ ผู้ให้บริการจะจัดเก็บข้อมูลไว้หลายแห่งได้
อย่างปลอดภัยบน Cloud Based Server จึงหมดปัญหาแบบเดิม ที่อาจจะมีความเสี่ยงต่อข้อมูลเสียหาย

ระบบบัญชีมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?

1. หลักฐานทางบัญชี

หลักฐานทางบัญชี คือ บันทึกหรือเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการลงบัญชี ซึ่งก็จะมีทั้งเอกสารหลักฐานที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ออกให้บุคคลภายนอก
ได้แก่ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีขาย และเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ใช้
ในกิจการของตน ได้แก่ ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น

เอกสารประกอบการลงบัญชีดังกล่าวต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร ชื่อและเลขที่เอกสาร วันเดือนปีที่ออกเอกสาร และจำนวนเงินรวมให้
ครบถ้วน โดยผู้วางระบบบัญชีจะต้องคำนึงถึงการกำหนดรูปแบบและเนื้อหาของเอกสารให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของ
กิจการและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีธุรกิจอีกด้วย

2. นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี

นโยบายธุรกิจเป็นแนวทางปฏิบัติงานร่วมกันของบุคลากรในองค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด ส่วนนโยบายบัญชีหมายถึง
มาตรฐานรายงานทางบัญชีที่กิจการใช้เพื่อรับรองฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานขององค์กรว่ามีความถูกต้องตามหลักการ
บัญชีที่รับรองทั่วไป เช่น นโยบายการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ นโยบายการคิดค่าเสื่อมราคา เป็นต้น

3. วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี

วิธีปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนการทำงานที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้เป็นมาตรฐานร่วมกันซึ่งครอบคลุมทุกกิจกรรมการดำเนินงานขององค์กร
วิธีปฏิบัติงานทางบัญชีจะประกอบด้วยคู่มือการปฏิบัติงาน เอกสารแบบฟอร์มทางบัญชี เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน
แผนผังระบบบัญชี วิธีการบันทึกบัญชี เป็นต้น 

4. เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงาน

เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงานเป็นเครื่องมือที่สนับสนุนกระบวนการทำงานต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โปรแกรมบัญชี ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

5. บุคลากร

บุคลากรในที่นี้แบ่งออกได้เป็นหลายส่วน ได้แก่ บุคลากรผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางระบบบัญชี ซึ่งจะประกอบไปด้วยฝ่ายบริหาร
ผู้กำหนดนโยบายทางบัญชีและให้การสนับสนุนในด้านทรัพยากร เช่น กำหนดงบประมาณ การจัดสรรบุคลากรและอุปกรณ์การทำงานต่างๆ
เป็นต้น ผู้ปฏิบัติงานทางบัญชี และนักพัฒนาและวิเคราะห์ระบบบัญชีซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการออกแบบแผนผังระบบบัญชี มีประสบการณ์
และความรู้ในเรื่องมาตรฐานทางบัญชี การตรวจสอบบัญชี การควบคุมภายใน และระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องต่างๆ เป็นอย่างดี

6. การควบคุมภายในของระบบบัญชี

การควบคุมภายในของระบบบัญชีเป็นการนำหลักการควบคุมภายในมาใช้ในการวางระบบบัญชีเพื่อให้ระบบบัญชีมีประสิทธิภาพและเป็นไปตาม
นโยบายของกิจการ ตอบสนองต่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
กรมสรรพสามิต สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น

ระบบบัญชีมีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

• 1. หากมีระบบบัญชีที่ดี ผู้ประกอบการจะได้รับข้อมูลและรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และกำหนดเป้าหมายขององค์กร
  ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• 2. ระบบบัญชีที่ดีเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร เพราะข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชีจะช่วยให้
  เห็นว่าส่วนงานต่างๆ ดำเนินงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่
• 3. ระบบบัญชีที่ดีช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การตลาด การบริหารทรัพยากรบุคคล การเงิน เป็นต้น
• 4. ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้การเก็บรวบรวมและการประมวลผลข้อมูลมีความเป็นระบบ ช่วยลดขั้นตอนและระยะเวลาในการจัดทำบัญชี รวมทั้งเพิ่มความถูกต้องในการ
  จัดทำบัญชีและนำเสนองบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• 5. ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้การมอบหมายงาน การควบคุม และการประสานงาน รวมทั้งการวัดผลและการประเมินผลมีประสิทธิภาพ
• 6. ระบบบัญชีที่ดีเป็นเครื่องมือสำคัญในการช่วยป้องกันและลดความเสี่ยงอันเกิดจากการทุจริต ช่วยสร้างความเชื่อถือจากผู้ใช้งบการเงินและผู้ใช้รายงานทางการเงิน

สรุปเกี่ยวกับระบบบัญชี

การวางระบบบัญชีที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากที่มาของรายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ ทุน หนี้สินนั้นมีจำนวนมาก มักมีปัญหาในทางปฏิบัติ การวางระบบบัญชีให้สมบูรณ์
และถูกต้องตามหลักการบัญชี และมาตรฐานการบัญชี รวมถึงกฎหมายภาษีอากรจะทำให้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีความรวดเร็ว และก่อให้เกิดความคล่องตัวในการ
ทำงานได้เป็นอย่างดี รวมถึงสามารถเอื้ออำนวยประโยชน์ให้กับฝ่ายต่าง ๆ ที่ใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามในปัจจุบันมีระบบบัญชีออนไลน์มากมาย ที่จะช่วยให้
ธุรกิจสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ได้สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น แต่อย่าลืมว่าสิ่งสำคัญของการบันทึกบัญชี คือนักบัญชีที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องขณะทำบัญชีได้ด้วย
และถ้าหากคุณจะใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ควรคำนึงด้วยว่า ระบบบัญชีเหล่านั้นถูกต้องตามหลักการบัญชี และมาตรฐานการบัญชี รวมถึงกฎหมายภาษีอากรหรือไม่