โปรแกรมบัญชีคืออะไร ?

คำจำกัดความของโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมบัญชีคือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการและบริหารประวัติการทำธุรกรรม ลูกหนี้/เจ้าหนี้ สถานะเงินทุน และอื่น ๆ
ช่วยจัดการบันทึกงานบัญชีต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระเบียบ

จุดประสงค์หลักของการใช้โปรแกรมบัญชีคือ นำเอกสารบัญชีที่ทำด้วยมือมาจัดการประมวลผลบนคอมพิวเตอร์
เพื่อความสะดวกและจัดการงานที่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถรวบร่วมข้อมูลบัญชีจำนวนมากมาไว้ในที่เดียวและสามารถลดความซับซ้อนของ
กระบวนการทางบัญชีได้ เช่น การจัดการบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้การจัดการงบประมาณ การวิเคราะห์กระแสเงินสด เป็นต้น

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกใช้โปรแกรมบัญชี

เพื่อให้ใช้โปรแกรมบัญชีได้อย่างเต็มที่ได้นั้น จำเป็นต้องตรวจสอบว่าโปรแกรมนั้นเหมาะสมกับทิศทางธุรกิจของบริษัทหรือไม่

• 1) ราคาที่เหมาะสม: โปรแกรมที่ราคาแพงไม่ใช่ว่าจะเป็นโปรแกรมที่ดีที่สุด แต่การหาโปรแกรมที่เหมาะสมกับ
  บริษัทนั้นสำคัญที่สุดควรเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ราคาเหมาะสมกับสภาพการเงินของบริษัท แต่ยังมีฟังก์ชันทั้งหมด
  ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของบริษัท
• 2) ใช้ง่าย: แม้โปรแกรมบัญชีจะมีฟังก์ชันหลากหลายหรือดีแค่ไหน ก็ไร้ประโยชน์หากผู้ใช้ใช้งานไม่ถูกวิธี
  เพื่อให้ใช้โปรแกรมบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น ควรจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกคนสามารถใช้งานได้
• 3) การจัดการแบบผสมผสาน: การจัดการงานต่าง ๆ ของแต่ละแผนกด้วยโปรแกรมที่แตกต่างกัน
  อาจต้องทำงานซ้ำซ้อนและสูญเปล่า ดังนั้นควรจัดการและแบ่งปันงานทั้งหมดภายในบริษัทได้อย่างสะดวก
  เช่น สินค้าคงคลัง, บัญชี, การจัดทรัพยากรบุคคลด้วยโปรแกรมเดียว
• 4) บริการอบรมและให้คำปรึกษา: แม้ว่าจะใช้โปรแกรมที่ดีแค่ไหน หากไม่ได้รับคำปรึกษาหรือเรียนรู้การใช้งาน
  มาอย่างเพียงพอ อาจจะเป็นเรื่องยากที่จะสามารถใช้โปรแกรมได้อย่างต่อเนื่องและเต็มที่ ดังนั้นควรได้รับการฝึกอบรม
  อย่างเป็นระบบและได้รับคำปรึกษาที่ดี

ข้อดี 4 อย่างเมื่อใช้โปรแกรมบัญชี

เมื่อใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถประหยัดเวลาได้โดยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเพราะการแชร์งานหรือ
การสร้างเอกสารที่ง่ายขึ้น และยังสามารถจัดทำข้อมูลของบัญชีที่แม่นยำหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

รายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีที่จัดทำขึ้นด้วยโปรแกรมบัญชีนั้นทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ที่มีประโยชน์สำหรับ
ผู้รับผิดชอบหรือหน่วยงานบริหารของบริษัทในการติดตามวิเคราะห์และปรับปรุงผลการดำเนินงานและสถานะ
ทางการเงินของบริษัท

• 1. สร้างรายงานขึ้นเอง
  รายละเอียดการทำธุรกรรมเช่น ซื้อ/ขาย รับ/ชำระเงิน จะถูกป้อนลงในโปรแกรมบัญชีและจะแสดงขึ้นมาทันที
  ในรายงานต่าง ๆ เช่น ลูกหนี้/เจ้าหนี้ สถานะเงินทุน ต้นทุน กำไรขาดทุน รายงานทางบัญชีจะถูกสร้างขึ้นโดย
  อัตโนมัติ ช่วยให้ประหยัดเวลาในการสร้างและแก้ไขรายงานในแต่ละครั้ง
• 2. ลดข้อผิดพลาด
  หากใช้โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลตกหล่นได้ รายงานและข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาด
  นั้นเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์สถานะการเงินของบริษัทอย่างมาก
• 3. ช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
  หากไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วหรือข้อมูลมีความน่าเชื่อถือต่ำจะทำให้การตัดใจสินใจที่รวดเร็ว
  ยากขึ้น หากใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถตรวจสอบและช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ทันทีเมื่อต้องการรายงานที่ถูกต้อง
• 4. สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างปลอดภัย
  หากใช้โปรแกรมบัญชีจะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายหรือถูกเปิดเผยได้ดีกว่าการเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ
  ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่โปรแกรมสามารถช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลที่สำคัญของบริษัทได้

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คืออะไร

โปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือ โปรแกรมบัญชี On Cloud (Cloud Accounting Software) คือบริการเช่าระบบคอมพิวเตอร์ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยที่ผู้ใช้บริการสามารถจัดเก็บข้อมูลและเข้าใช้งาน ซอฟต์แวร์ได้จากทุกที่ทุกเวลา พวกเรามักจะคุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมบัญชีที่ดาวน์โหลดและถูกติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ที่ฮาร์ดดิสก์ แต่ในปัจจุบันคลาวด์ได้เป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างมาก เนื่องจากการใช้ระบบคลาด์สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าบำรุงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์นอกจาก ความประหยัดแล้วยังสะดวกต่อการใช้งาน เนื่องจากสามารถเข้าใช้งานได้จากทุกที่ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน และมีระบบความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการเข้าใช้งาน และกำหนดสิทธิ์ในการ เข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ดีกว่าโปรแกรมทั่วไปอย่างไร

ความยืดหนุ่นและความสะดวก

โปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเตอร์เน็ตจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ซึ่งหมายความว่า ธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการนอกจากนี้ยังสามารถใช้งานร่วมกับอุปกรณ์พกพาต่างๆ เช่น สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ซึ่งทำให้พนักงานสามารถบันทึกข้อมูลบัญชีได้จากทุกที่

ความคุ้มค่า

โปรแกรมบัญชีออนไลน์โดยทั่วไปมีราคาไม่แพงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไป เนื่องจากไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ หรือติดตั้งฮาร์ดแวร์ ธุรกิจจึงสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นและดำเนินการได้

ความปลอดภัย

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลบัญชีของธุรกิจ จากแฮกเกอร์และภัยคุกคามอื่นๆ

การอัปเดตอัตโนมัติ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์มักมีการอัปเดตอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงฟีเจอร์และฟังก์ชั่นล่าสุดได้เสมอ

โปรแกรมบัญชี ECOUNT

โปรแกรมบัญชี ECOUNT มีฟังก์ชั่นพื้นฐานที่หลากหลายเพื่อให้องค์กรต่าง ๆ สามารถใช้งานได้โดย
ไม่คำนึงถึงประเภทของอุตสาหกรรม/ธุรกิจ

ECOUNT จะสร้างสมุดบัญชีให้โดยอัตโนมัติเพียงแค่ป้อนจำนวนเงินและลูกค้า/ผู้ขาย ก็สามารถสร้าง
เอกสารได้ถึงแม้จะไม่มีความรู้ทางด้านบัญชี นอกจากนี้รายงานด้านบัญชี เช่น งบดุล, งบกำไรขาดทุน
รายเดือนจะถูกสร้างขึ้นเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานแยก

ข้อดีของโปรแกรมบัญชี ECOUNT

• 1) ป้อนข้อมูลได้ง่าย
  เพียงแค่ป้อนข้อมูลธุรกรรมต่างๆ เช่น ใบซื้อ/ขาย รับ/ชำระเงิน สมุดรายวันจะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ
  แม้ผู้เริ่มต้นที่ไม่เคยมีประสบการณ์ด้านบัญชีก็สามารถใช้ ECOUNT จัดการงานด้านบัญชีได้
• 2) เชื่อมโยงกับข้อมูลภายนอก (รายงานความเคลื่อนไหวธนาคาร)
  สามารถเชื่อมโยงข้อมูลภายนอกเช่น รายงานความเคลื่อนไหว เงินเข้าออกของบัญชีธนาคาร
  และบันทึกเป็นเอกสารได้ ลดเวลาในการป้อนและจัดการบัญชีธนาคารโดยไม่มีข้อมูลที่ผิดพลาด
• 3) Groupware
  ECOUNT สามารถเชื่อมต่อกับ Groupware ได้ ทำให้ง่ายต่อการแชร์งานกันระหว่างแผนก
  สามารถดึงเอกสารด้านบัญชีเข้าสู่การอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที 
• 4) สร้างรายงานขึ้นเอง
  เมื่อป้อนรายละเอียดธุรกรรมลงใน ECOUNT จะแสดงลูกหนี้/เจ้าหนี้ ของลูกค้า/ผู้ขาย
  ทันทีและรายการบัญชีจะถูกสร้างขึ้นมาอัตโนมัติ สามารถวิเคราห์สถานะต่าง ๆ ได้ผ่าน
  รายงาน เช่น สมุดลูกค้า/ผู้ขาย สรุปรายการซื้อ/ขายรายเดือน
• 5) รายงานบัญชีต่าง ๆ
  สามารถตรวจสอบรายงานทางบัญชีต่างๆได้แบบเรียลไทม์ เช่น กำไรขาดทุนรายเดือน
  งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกองทุน เมื่อตรวจสอบข้อมูลในรายงานที่จำเป็นได้อย่างทันที
  จะช่วยให้ตัดสินใจอย่างสมเหตุสมผลและรวดเร็ว

บทสรุป

ปัจจุบันมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี ทำให้มีซอฟต์แวร์ได้รับการพัฒนาอย่างมากมาย โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เป็นหัวใจหลักของการทำงานในองค์กรจึงมีความสำคัญอย่างมาก ที่องค์กรควรคำนึงถึง เพื่อให้องค์กรได้โปรแกรมที่ตอบโจทย์การใช้งาน สะดวกรวดเร็ว ช่วยลดการเกิด ความผิดพลาดในการทำงานและสามารถตรวจสอบการทำงานย้อนหลังได้ ซึ่งทำให้องค์กรเติบโตไปตาม เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น