Tại sao doanh nghiệp nên đầu tư và sử dụng ERP? Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý dữ liệu rời rạc bằng nhiều phần mềm riêng lẻ dần không được ưa chuộng vì gây lãng phí thời gian, sai sót và giảm hiệu suất làm việc. ERP (Enterprise Resource Planning) ra đời như một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, tự động hóa quy trình và cải thiện hiệu suất. Vậy cụ thể, ERP mang lại những lợi ích gì và tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào giải pháp này? Hãy cùng tìm hiểu!
Các lợi ích khi doanh nghiệp đầu tư và sử dụng ERP
Sử dụng ERP (Enterprise Resource Planning) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp nên sử dụng ERP:
Phần mềm ERP giúp tự động hóa công việc
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc, điều này góp phần giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời. Ngoài ra, tất cả cơ sở dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm tra và xem báo cáo tài chính, doanh thu hay công nợ được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
Ví dụ: Khi nhập phiếu bán hàng trên ECOUNT ERP, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào hệ thống báo cáo, đồng thời công nợ khách hàng cũng được ghi nhận ngay lập tức, giúp kế toán không cần nhập lại nhiều lần.
Hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
ERP hoạt động như một hệ sinh thái, nơi dữ liệu giữa các phòng ban được đồng bộ và liên kết chặt chẽ. Do đó, khi sử dụng ERP doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự phối hợp giữa các bộ phận để đẩy nhanh tiến độ công việc, hạn chế sai sót trong giao tiếp thủ công và tối ưu hiệu suất làm việc.
Ví dụ: Với ECOUNT ERP, nhân viên bán hàng có thể kiểm tra tồn kho hoặc tiến độ sản xuất ngay trên điện thoại, giúp họ tạo đơn hàng nhanh chóng. Sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống sẽ cập nhật để bộ phận kho chuẩn bị hàng ngay lập tức.
Hệ thống ERP giúp lưu trữ dữ liệu và tra cứu lược sử dễ dàng
Nhân sự thay đổi là điều không thể tránh khỏi ở mỗi tổ chức, nhưng làm sao để đảm bảo khi họ rời đi mọi thông tin đều được lưu trữ đồng bộ? ERP sẽ giúp lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống, dễ dàng truy xuất thông tin khi cần. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về việc mất dữ liệu hay gián đoạn khi có nhân viên nghỉ việc đột xuất.
Ví dụ: Khi nhân viên kế toán nghỉ việc, người thay thế có thể truy cập ngay lịch sử giao dịch, đối chiếu công nợ và tiếp tục công việc mà không cần tốn thời gian tìm kiếm tài liệu cũ.
Tùy chỉnh giao diện và tính năng theo nhu cầu
Phần mềm ERP hiện đại cho phép tùy chỉnh giao diện, phân quyền truy cập theo nhu cầu từng phòng ban và đảm bảo an toàn dữ liệu. Ngoài ra, nếu các doanh nghiệp muốn tăng quy mô nhân sự và chi nhánh mà vẫn có thể kiểm soát được trên một hệ thống.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tạo thêm kho hàng, thiết lập mẫu báo cáo riêng cho từng bộ phận hoặc điều chỉnh mẫu phiếu nhập/xuất theo nhu cầu quản lý.
ERP Cloud giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru
Với nền tảng ERP trên cloud, doanh nghiệp có thể làm việc từ xa, truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Điều này giúp giảm áp lực thời gian, tối ưu quy trình vận hành và đảm bảo công việc không bị gián đoạn ngay cả khi có sự cố kỹ thuật.
Ví dụ: Nhân viên có thể kiểm tra báo cáo tài chính, duyệt đơn hàng hay theo dõi tiến độ sản xuất ngay trên điện thoại hoặc laptop, dù đang đi công tác hay làm việc tại nhà.
Đánh giá các phần mềm được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp
Phần mềm Excel
Excel là công cụ quản lý được ứng dụng rộng rãi ở hầu hết doanh nghiệp, với chi phí thấp và có tính linh hoạt cao. Tuy nhiên, phần mềm này có nhược điểm dễ xảy ra sai sót, dữ liệu quản lý rời rạc và khó khăn sử dụng khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh.
Để tận dụng tối đa Excel, nhân sự cần thành thạo hàm tính, nhóm chức năng và công thức logic. Điều này cũng tạo ra thách thức đáng kể trong quản lý tổng thể và thiết lập báo cáo tự động theo dữ liệu thực tế.
Phần mềm quản lý độc lập
Nhiều doanh nghiệp SMEs lựa chọn phần mềm độc lập cho từng phòng ban vì chi phí thấp, giao diện thân thiện và dễ triển khai. Ví dụ, kế toán có thể dùng phần mềm kế toán, bộ phận mua hàng sử dụng công cụ quản lý mua hàng, còn đội bán hàng dùng CRM riêng.
Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều phần mềm rời rạc thường phát sinh vấn đề như các phòng ban có chứng từ liên quan đến nhau nhưng phải nhập lại dữ liệu nhiều lần, gây lãng phí nhân lực và dễ sai sót. Ngoài ra, vì dữ liệu nằm trên nhiều nền tảng khác nhau sẽ làm việc tổng hợp thông tin bị chậm trễ và khó đảm bảo độ chính xác khi đối chiếu thủ công.
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô nhân sự cùng hoạt động kinh doanh mở rộng, nếu quản lý bằng nhiều phần mềm làm quy trình trở nên phức tạp. Điều này gây khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu và giám sát tình hình doanh nghiệp theo thời gian thực, làm giảm hiệu quả quản lý.
Phần mềm ERP
Khác biệt với phần mềm độc lập, phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) tích hợp tất cả các tính năng quản lý của các phòng ban vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp quản lý dữ liệu tập trung, liên kết chặt chẽ và dễ dàng kế thừa dữ liệu khi cần thiết. Hệ thống ERP giải quyết hiệu quả vấn đề phân tán thông tin, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính chính xác trong quản lý.
Tuy nhiên, chi phí triển khai và vận hành ERP thường khá cao, vì cung cấp đa tính năng với khả năng tối ưu cho từng phòng ban cụ thể. Bên cạnh đó, trong giai đoạn đầu triển khai, việc làm quen với hệ thống có thể gặp một số khó khăn. Do đó, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào việc đào tạo người dùng để đảm bảo họ có thể vận hành thành thạo phần mềm.
ECOUNT gợi ý 3 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn ERP
1. Khả năng quản lý hiệu quả và mở rộng
Một hệ thống ERP tốt cần cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết và hỗ trợ quản lý toàn diện từ kế toán, bán hàng, nhân sự đến sản xuất, đồng thời cho phép mở rộng linh hoạt theo sự phát triển của doanh nghiệp. Phần mềm nên có tính năng tùy chỉnh quy trình làm việc, phân quyền người dùng rõ ràng để cá nhân hóa theo đặc thù công việc
2. Độ tin cậy và bảo mật dữ liệu
Dữ liệu và thông tin kinh doanh là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, do đó nên lựa chọn phần mềm ERP có tính bảo mật cao để đảm bảo an toàn thông tin và tránh rủi ro mất dữ liệu. Ngoài ra, xem xét giải pháp của nhà cung cấp có tính năng sao lưu tự động và phục hồi khi có sự cố xảy ra hay không?
3. Chi phí hợp lý và tối ưu ngân sách
Doanh nghiệp nên cân nhắc yếu tố chi phí vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và chiến lược vận hành lâu dài. Để lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nên xác định rõ dựa trên tổng chi phí, bao gồm phí triển khai, bảo trì và các chi phí ẩn. Hiện nay, nhiều nhà cung cấp ERP theo mô hình thanh toán linh hoạt theo tháng, giúp tối ưu ngân sách và kiểm soát tài chính hiệu quả.
Phần mềm ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa công việc, mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, dễ dàng mở rộng quản lý và hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về những lợi ích mà ERP mang lại, cũng như các tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn và triển khai phần mềm.