Phần mềm ERP là gì? Tổng quan từ A- Z về ERP Trong thời kỳ chuyển đối số mạnh mẽ, ERP dần trở thành công cụ quản lý doanh nghiệp được ứng dụng rộng rải trong nhiều lĩnh vực.
Phần mềm ERP không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn về quản lý tập trung và tối ưu nguồn lực, mà còn giúp nhân viên cải thiện hiệu suất công việc. Cùng ECOUNT khám phá "tất tần tật" thông tin liên quan đến giải pháp ERP!

ERP là gì? Khái quát về phần mềm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Là một hệ thống quản lý tổng thể giúp doanh nghiệp theo dõi và vận hành mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất.
Phần mềm ERP tích hợp đầy đủ các phân hệ tương ứng với từng phòng ban như mua hàng, sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung và đồng bộ mọi cơ sở dữ liệu, tự động hóa nghiệp vụ, nâng cao hiệu suất và kiểm soát toàn diện hoạt động kinh doanh.
Ngày nay, thị trường phần mềm ERP phát triển mạnh mẽ với sự tham gia của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước. Điều này tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn đều dễ dàng tìm được giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách của mình.

Nguồn gốc và lịch sử phát triển phần mềm ERP

Lịch sử hình thành hệ thống ERP từ MRP (Material Requirements Planning)

Hệ thống ERP bắt nguồn từ MRP (Material Requirements Planning) vào những năm 1960. Ban đầu, MRP được thiết kế để giúp các doanh nghiệp sản xuất quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Đến giai đoạn 1970 - 1980, MRP đã được nâng cấp thành MRP II (Manufacturing Resource Planning), tích hợp thêm các chức năng như tài chính, nhân sự và quản lý chuỗi cung ứng. Đây là khởi đầu cho sự tiến hóa từ MRP sang ERP, đánh dấu bước chuyển lớn trong cách các doanh nghiệp tiếp cận việc quản lý tài nguyên. 

Sự phát triển của ERP software qua các giai đoạn

Từ thập niên 1990, ERP software được cải tiến nhiều hơn bằng cách tích hợp tất cả các phân hệ chức năng trong một hệ thống duy nhất. Giai đoạn này, các giải pháp ERP thường được triển khai theo hình thức tại chỗ (On-Premise), do đó phần mềm sẽ hoạt động trên hệ thống máy chủ (server) vật lý tại doanh nghiệp và có chi phí đầu tư cao.,
Sang thế kỷ 21, sự phát triển của công nghệ đám mây đã đưa ERP lên một tầm cao mới. ERP Cloud (Cloud-based) ra đời, mang đến giải pháp vận hành linh hoạt, tiết kiệm chi phí và có khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Hiện nay, các phần mềm ERP không ngừng được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp.

Đặc điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Phần mềm ERP là công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả nhờ sự kết hợp giữa tính độc lập, tính tích hợp và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Dưới đây là chi tiết về các đặc điểm nổi bật của hệ thống quản lý ERP:

Phần mềm hoạch định nguồn lực ERP có tính độc lập bởi hệ thống được tạo thành bởi các phân hệ (module) riêng biệt như kho vận, sản xuất, kế toán, nhân sự, v.v. Mỗi module được thiết kế theo nhu cầu và quy trình của từng phòng ban, đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được thực hiện chính xác.

Tính tích hợp được thể hiện qua việc hệ thống có thể vận hành và đồng bộ tất cả dữ liệu của các phân hệ trong một nền tảng quản lý duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi hoạt động kinh doanh và là nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp các bộ phận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng. Ví dụ:  Hóa đơn bán hàng được tạo ở phân hệ bán hàng được đồng bộ và hiển thị trên sổ sách kế toán, giảm thời gian đối chiếu thông tin.

Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cũng là một đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu bằng cách thêm hoặc xóa module mà không ảnh hưởng đến hoạt động. Đặc điểm này đảm bảo ERP luôn thích ứng với sự thay đổi và kết nối với các hệ thống nội bộ khác trong tổ chức.

Các phân hệ “huyết mạch” trong hệ thống ERP

Hệ thống ERP được xây dựng từ các phân hệ (module) tích hợp, đóng vai trò như những “huyết mạch” quản lý toàn diện trong doanh nghiệp. Dưới đây là những phân hệ quan trọng:

1. Quản lý Tài chính - Kế toán

Phân hệ này giúp tự động hóa các nghiệp vụ tài chính như thu/chi, quản lý công nợ, chi phí, lập sổ cái và báo cáo tài chính. Một số hệ thống ERP còn hỗ trợ quản lý lợi nhuận, tài sản cố định và dòng vốn, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách minh bạch và chính xác.

2. Quản lý Bán hàng

Ngoài hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh, từ báo giá, lập đơn hàng đến theo dõi xuất kho, phân hệ này đồng bộ dữ liệu bán hàng với tồn kho, kế toán và quản lý khách hàng. Thông tin về các khoản phải thu, doanh số, và lợi nhuận được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng.

3. Quản lý Mua hàng

Chức năng mua hàng thường tích hợp quy trình từ gửi yêu cầu, lập kế hoạch mua, đến phê duyệt và quản lý nhà cung cấp. Nhờ vậy, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm thiểu hàng tồn kho không cần thiết và tránh thiếu hụt nguyên liệu đột xuất.

4. Quản lý Sản xuất - Chế tạo

Module quản lý sản xuất bao gồm các tính năng như lập kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM), theo dõi quy trình sản xuất và tính toán tiêu hao nguyên vật liệu. Một số hệ thống còn cho phép tính giá thành sản phẩm và theo dõi lợi nhuận, giúp tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.

5. Quản lý Tồn kho

Phân hệ quản lý tồn kho trong phần mềm ERP sẽ tự động cập nhật số lượng xuất nhập từ bán hàng, mua hàng và sản xuất, giúp phản ánh tồn kho thực tế. Người dùng có thể kiểm tra số lượng tồn kho theo mặt hàng, theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho theo thời gian thực, phân quyền quản lý dễ dàng.

6. Quản lý Nhân sự - Tính Lương

Phân hệ quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công, ngày phép và tính toán lương và phúc lợi một cách nhanh chóng và tiện lợi. Ngoài ra, dữ liệu lương thưởng của nhân sự được ghi nhận trực tiếp vào hệ thống kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.

7. Quản lý Công việc

Một số phần mềm ERP kết hợp thêm tính năng giao việc, theo dõi tiến độ dự án và quản lý email. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn mà không cần đến phần mềm bổ sung.
Các phân hệ trong ERP không chỉ hoạt động độc lập mà còn liên kết chặt chẽ, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện, tối ưu nguồn lực và tăng hiệu quả vận hành.

Những lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp

Áp dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích rõ rệt, từ tối ưu hóa quản lý đến nâng cao bảo mật dữ liệu. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hệ thống ERP mang lại:

Tăng hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Giải pháp ERP giúp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu và quy trình của toàn doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó mà ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất của từng bộ phận một cách trực quan và chi tiết. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có đa chi nhánh, phần mềm còn hỗ trợ thống kê và giám sát hiệu quả kinh doanh theo từng địa điểm.

Tự động hóa công việc, tiết kiệm thời gian

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP còn góp phần loại bỏ các quy trình, thủ tục giấy tờ phức tạp và tự động cập nhật dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Cùng với hệ thống phê duyệt trực tuyến và khả năng lập báo cáo tự động, các bộ phận có thể rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao tốc độ làm việc.

Tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất

Phần mềm ERP chuẩn hóa quy trình làm việc cho từng phòng ban, giảm thiểu sai sót nhờ các biểu mẫu sẵn có và tính năng đồng bộ dữ liệu. Nhân viên chỉ cần nhập liệu một lần nhưng có thể sử dụng lại ở nhiều bộ phận khác nhau. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm tải công việc thủ công và tăng năng suất đáng kể.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Hệ thống báo cáo chuyên nghiệp của ERP system cung cấp cho người dùng các báo cáo chi tiết về trình kinh doanh như sản xuất, mua bán, kho bãi , sổ sách kế toán. Và tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực. Dựa vào đó ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác, thay vì mất thời gian đợi nhân viên xử lý báo cáo.

Tăng cường bảo mật cho cơ sở dữ liệu

ERP cung cấp giải pháp lưu trữ và bảo mật dữ liệu tối ưu với khả năng phân quyền sử dụng theo chức vụ. Doanh nghiệp có thể kiểm soát thông tin, hạn chế truy cập trái phép và giảm thiểu nguy cơ thất lạc dữ liệu. Ngoài ra, việc tìm kiếm và tra cứu thông tin trở nên dễ dàng chỉ qua vài thao tác cơ bản.

Doanh nghiệp nào có thể ứng dụng phần mềm ERP?

Ứng dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động vận hành ở mỗi phòng ban và nâng cao hiệu suất công việc của toàn tổ chức. Thực tế, phần mềm này thường không giới hạn ở bất kỳ ngành nghề nào và dưới đây là các loại hình doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi :

• 1. Sản xuất: Các công ty về sản xuất áp dụng ERP nhằm hỗ trợ quá trình lập kế hoạch sản xuất chính xác, quản lý nguyên vật liệu hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận hành. Ví dụ: Công ty sản xuất linh kiện điện tử, bao bì, giấy, v.v
• 2. Thương mại: Đối với công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại việc, hệ thống ERP giúp cường khả năng quản lý kho, theo dõi đơn hàng và tối ưu chuỗi cung ứng.
• 3. Bán lẻ và eCommerce: Phần mềm quản lý ERP có thể tích hợp quản lý bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho. Nhờ đó, các doanh nghiệp bán lẻ và e-commerce sẽ cải thiện trải nghiệm khách hàng và doanh thu hiệu quả.Ví dụ: Doanh nghiệp bán lẻ thời trang, chuỗi siêu thị , kinh doanh online v.v
• 4. Dịch vụ: Giải pháp ERP hỗ trợ quản lý dự án, nguồn lực và quan hệ khách hàng (CRM). ví dụ: Công ty dịch vụ tài chính, vận tải v.v
• 5. Logistics và vận tải: Doanh nghiệp sử dụng ERP để quản lý lộ trình di chuyển các xe, tình hình vận chuyển và điều phối hàng hóa. Ví dụ: công ty quản lý kho hàng và vận chuyển

Về quy mô, ERP phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) lẫn doanh nghiệp lớn, miễn là họ cần một hệ thống quản lý tích hợp và thống nhất. Ngoài ra, các doanh nghiệp nước ngoài cũng thường ứng dụng ERP trong việc quản lý nhân lực ở các chi nhánh, thiết lập đa ngôn ngữ hoặc hỗ trợ vận hành theo hệ thống tài chính kế toán ở các nước khác nhau và các chức năng mở rộng.

Các loại hình ERP phổ biến trên thị trường hiện nay

Dựa theo hình thức triển khai, phần mềm ERP được chia thành hai loại chính: ERP truyền thống (On-Premise ) và ERP online (Cloud-based ). Mỗi loại hình đều có những đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm riêng để đáp ứng nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp.

ERP truyền thống (On-Premise)

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP truyền thống sẽ được triển khai trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Toàn bộ dữ liệu và phần mềm được lưu trữ và vận hành trên hệ thống vật lý tại văn phòng.

ERP online (Cloud-based )

ERP trực tuyến thường được triển khai dựa trên nền tảng công nghệ đám mây, cho phép người dùng khởi tạo tài khoản quản lý và truy cập dù ở bất kỳ đâu qua internet.

Các tiêu chí nên cân nhắc trước khi triển khai hệ thống ERP

Triển khai hệ thống ERP là một quyết định chiến lược, tác động mạnh mẽ đến hiệu quả quản lý và vận hành của doanh nghiệp. Để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu, và các yếu tố quan trọng sau:

• 1. Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) nên chọn ERP Cloud để tiết kiệm chi phí, trong khi doanh nghiệp lớn có thể cân nhắc ERP On-Premise hoặc viết riêng để thiết lập và tùy chỉnh phù hợp với quy trình thực tế hơn.
• 2. Tính năng phần mềm: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù thì nên cân nhắc hệ thống ERP có các tính năng đáp ứng được yêu cầu, sẽ rút ngắn được thời gian và chi phí tùy chỉnh. 
• 3. Chi phí triển khai: Yếu tố để đánh giá ROI và khả năng đồng hành lâu dài khi ứng dụng ERP. Do đó, doanh nghiệp nên xác định và lập kế hoạch ngân sách rõ ràng, bao gồm phí bản quyền, phí bảo trì và chi phí đào tạo nhân viên.
• 4. Khả năng tích hợp: Cân nhắc yếu tố về khả năng tích hợp của phần mềm ERP với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như CRM, phần mềm kế toán hay công cụ quản lý nhân sự. Điều này giúp tối ưu hóa luồng dữ liệu, tranh tăng thêm việc thủ công không cần thiết và giảm thiểu sự gián đoạn.
• 5. Tính bảo mật của hệ thống: Dữ liệu kinh doanh là thông tin quan trọng của mỗi công ty. Do đó, trước khi triển khai cần cân nhắc các tính năng như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng và cơ chế sao lưu. Đặc biệt, nếu sử dụng ERP Cloud, cần đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO/IEC 27001.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện - ECOUNT ERP

ECOUNT ERP luôn cố gắng để khẳng định vị thế là một trong những giải pháp phần mềm ERP hàng đầu trên nền tảng web. Ra mắt từ năm 1999, ECOUNT đã đồng hành và hỗ trợ cho hơn 80.000 nghìn doanh nghiệp trong việc tối ưu hệ thống quản lý toàn diện, nâng cao hiệu quả vận hành với mức chi phí hợp lý chỉ 1,000,000 đồng mỗi tháng.

Phần mềm quản trị ECOUNT ERP mang đến giải pháp quản lý tích hợp, hỗ trợ tối ưu cho các bộ phận cốt lõi của doanh nghiệp, với các phân hệ nổi bật như:

• Kế toán: Tự động hóa quá trình hạch toán, báo cáo tài chính-kế toán và quản lý thu chi.
• Bán hàng: Quản lý đơn hàng, theo dõi doanh thu và phân tích dữ liệu khách hàng.
• Sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu và kiểm soát quy trình.
• Quản lý kho: Giám sát hàng tồn kho, tối ưu hóa việc nhập xuất và giảm thiểu thất thoát.
• Nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công và xử lý bảng lương nhanh chóng.
• Groupware và C-portal: Quản lý phê duyệt chứng từ online, theo dõi báo cáo, giao việc nội bộ và hệ thống đặt hàng online dành cho khách hàng - C-portal

Ưu điểm vượt trội

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: ECOUNT ERP hoạt động trên nền tảng web, cho phép người dùng dễ dàng truy cập và làm việc từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Chi phí hợp lý: Với mức giá cố định, không phát sinh khi tăng người dùng. ECOUNT ERP là lựa chọn phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) lẫn doanh nghiệp lớn.
• Dịch vụ triển khai và hỗ trợ xuyên suốt: Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo doanh nghiệp vận hành suôn sẻ.

Kết luận

Phần mềm ERP không chỉ là đóng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành tổ chức linh hoạt, hiệu quả  mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số. Hi vọng bài viết trên đây có thể quý bạn đọc hiểu rõ hơn về đặc điểm, lợi ích và tiêu chí cần cân nhắc khi triển khai hệ thống ERP.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện với chi phí hợp lý, liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của ECOUNT để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.