Quản lý kho là gì? 4 giải pháp quản lý kho thông minh Quản lý kho đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí vận hành và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu suất cao trong quản lý kho, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhằm đồng bộ hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn 4 giải pháp giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý kho, tăng hiệu quả vận hành và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại số
Tổng quan về quản lý kho: Khái niệm, Nhiệm vụ và Quy trình
Quản lý kho là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng vậy nên doanh nghiệp cần phải tối ưu lượng hàng tồn trong kho và đảm bảo quy trình lưu thông hàng hóa diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Vậy cụ thể quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho như thế nào và nhiệm vụ của người phụ trách kho?
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là các hoạt động liên quan đến việc theo dõi, kiểm soát số lượng và vị trí sắp xếp hàng hóa nhằm đảm bảo quá trình xuất nhập diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng. Nhờ vào quản lý kho, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng sản phẩm đang có trong kho, vị trí sắp xếp từng mặt hàng và tính hình xuất nhập mỗi ngày. Người phụ trách có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và có kế hoạch sản xuất hay mua hàng phù hợp.
Quản lý kho hàng tốt và hiệu quả giúp doanh nghiệp giao hàng kịp thời cho khách hàng, tránh tình trạng tồn kho quá mức và giảm tỷ lệ hàng hóa quá hạn sử dụng. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ
2. Nhiệm vụ của người quản lý kho
Tồn kho là nguồn tài nguyên tạo nên doanh thu của một doanh nghiệp. Vì vậy, người quản lý kho cần trang bị kỹ năng và kiến thức nghiệp vụ vững vàng, từ việc nắm vững các nguyên tắc như FIFO/LIFO, đến thành thạo quy trình kiểm kê, thống kê dữ liệu và lập báo cáo. Dưới đây là các nhiệm vụ chính mà một người làm công tác quản lý kho hàng cần đảm nhận:
3. Quy trình quản lý kho tại doanh nghiệp
Quy trình quản lý kho là một tập hợp các nguyên tắc và tiến trình được thiết lập để tối ưu hóa hoạt động từ nhập kho, bảo quản đến xuất kho. Mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình này tùy theo mô hình kinh doanh và yêu cầu cụ thể. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng hiệu quả:
Bước 1: Nhập kho
Nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm kê và đối chiếu thông tin trên phiếu đặt hàng với thực tế. Thủ kho hoàn tất việc ghi nhận thông tin hàng hóa vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho. Đảm bảo hàng hóa được kiểm tra chất lượng và số lượng trước khi lưu trữ.
Bước 2: Lưu kho
Phân loại và sắp xếp hàng hóa vào các khu vực và vị trí phù hợp theo mã hàng, nhóm sản phẩm, nguyên tắc lưu trữ khác. Tuân thủ các quy định về quản lý hàng trong kho như nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out). Đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong điều kiện an toàn, tránh hư hỏng hoặc thất lạc.
Bước 3: Lấy hàng
Bộ phận kho tiếp nhận yêu cầu từ các bên liên quan, kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng và chủng loại. Sử dụng hệ thống quản lý kho để xác định vị trí và trạng thái của hàng hóa một cách nhanh chóng. Chuẩn bị hàng hóa để chuyển sang bước xuất kho.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi xuất. Tạo phiếu xuất kho trên hệ thống, hoàn thiện các thủ tục như hóa đơn và giấy tờ liên quan. Đảm bảo quy trình xuất kho được thực hiện đúng quy định và yêu cầu.
Bước 5: Hoàn trả hàng
Khi khách hàng trả hàng do chất lượng không đạt yêu cầu, bộ phận kho tiếp nhận và phân loại hàng hoàn trả. Thực hiện xử lý hàng hóa hoàn trả theo quy định (như kiểm tra, sửa chữa hoặc tiêu hủy nếu cần). Ghi nhận doanh thu điều chỉnh và cập nhật lại số tồn kho thực tế.
Bước 6: Kiểm kê kho định kỳ
Tiến hành kiểm kê định kỳ để xác nhận chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho. So sánh kết quả kiểm kê với số liệu trong hệ thống quản lý để đối chiếu chênh lệch. Báo cáo và xử lý các vấn đề phát sinh, như mất mát hoặc hàng hóa không phù hợp.
Bước 7: Báo cáo tình hình kho
Thủ kho tổng hợp dữ liệu từ các bước trước để lập báo cáo quản lý kho bao gồm sổ kho, báo cáo kiểm kê, và báo cáo thiếu hụt hàng. Sử dụng các báo cáo này làm cơ sở để ban quản lý đưa ra quyết định kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch tồn kho hoặc mua hàng.
Tầm quan trọng của quản lý kho trong hoạt động kinh doanh
Quản lý kho là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong các ngành như sản xuất, phân phối và bán lẻ. Quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất của chuỗi cung ứng mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Quản lý kho đảm bảo kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Việc nắm rõ số lượng và tình trạng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro thất thoát do quá hạn mà còn cắt giảm chi phí lưu kho, vận hành và đồng thời tăng khả năng thanh khoản của hàng hóa.
Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
Quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng trong việc giao hàng cho khách khi có đơn yêu cầu. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng , từ đó góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững với họ.
Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý
Một lợi ích quản trọng của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ khả năng tiêu thụ của các mặt hàng và truy xuất thông tin nhanh chóng khi cần. Đồng thời, dựa vào báo cáo thực tế mà doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời đối phó với các biến động thị trường và nâng cao sự cạnh tranh khi nhu cầu khách hàng tăng cao.
Những thách thức trong quản lý kho hàng hiện nay
1. Quản lý đa kho, đa chi nhánh
Quản lý tồn kho một cách chính xác là thách thức đối với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và phân bổ ở nhiều khu vực. Làm sao để biết được vị trí, kiểm soát số lượng hàng tồn và tình trạng xuất nhập ở các kho cùng một thời điểm? Quản lý nhiều kho đòi hỏi phải phân bổ lượng lớn nhân sự để giám sát và lập báo cáo tình hình hoạt động của từng kho, đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả.
2. Cải thiện tiến độ giao hàng
Trong bối cảnh nền tảng thương mại điện tử ngày càng phát triển, việc đẩy nhanh tiến độ giao hàng là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng. Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, vận hành kho, và vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu này. Để giảm thiểu thời gian xử lý, bộ phận kho cần tối ưu hóa quy trình lấy hàng và đóng gói. Và bộ phận vận chuyển cần đảm bảo việc phân loại hàng hóa được thực hiện nhanh chóng ngay khi hàng đến nơi.
Do đó, nếu chỉ quản lý bằng phương pháp thủ công hay phần mềm truyền thống gây khó khăn trong việc đồng nhất thông tin giữa các bên và tốn nhiều thời gian và nguồn lực để xử lý công việc.
3. Quản lý thời hạn sử dụng của sản phẩm
Đối với các ngành đặc thù như sản xuất thực phẩm, phân phối mỹ phẩm thì các doanh nghiệp không chỉ quan tâm về quản lý số lượng còn phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, thời hạn sử dụng của hàng hóa. Chất lượng không chỉ ảnh hưởng đến nguồn vốn và lợi nhuận kinh doanh mà còn tác động đến danh tiếng của thương hiệu trong cảm nhận người tiêu dùng.
Vậy nên đảm bảo chất lượng sản phẩm là cách để giảm tỷ lệ hoàn trả hàng cũng như tăng doanh thu và giảm rủi ro thâm hụt vốn cho doanh nghiệp.
4. Tối ưu chi phí vận hành
Tối ưu chi phí vận hành vẫn luôn là bài toán "khó" mà các doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để giải quyết. Bởi chi phí nhân công, không gian kho bãi và các khoản chi phí liên quan thường chiếm một phần lớn trong ngân sách doanh nghiệp. Quản lý kho không hiệu quả để hàng tồn quá nhiều làm phát sinh nhiều chi phí hơn và ảnh hưởng đến doanh thu.
5. Công tác quản lý thủ công mất nhiều thời gian
Quản lý kho bằng Excel là phương pháp đơn giản, tiết kiệm và quen thuộc, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, lượng hàng hóa ngày càng gia tăng sẽ gây ra nhiều thách thức. Việc kiểm soát số lượng hàng xuất nhập và trích xuất thông tin sản phẩm thường xuyên trở nên phức tạp, mất thời gian, và dễ xảy ra sai sót.
6. Hàng hóa không đồng bộ về nhãn mác
Một số doanh nghiệp chưa chú trọng đúng mức đến việc phân loại nguồn gốc và nhãn mác hàng hóa, dẫn đến quá trình lấy hàng và bốc dỡ gặp nhiều khó khăn, tốn kém thời gian. Việc tìm kiếm thủ công thường xuyên xảy ra do phải tiêu tốn nhiều nhân lực và chi phí, gây chậm trễ trong hoạt động vận hành, hoặc không có sự đồng bộ trong việc kiểm soát và quản lý nhãn mác hàng hóa.
Quản lý hàng hóa hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa kho hàng mà còn bao gồm quy trình đánh dấu, phân loại đầu vào và bốc dỡ hàng hóa nhằm tăng hiệu suất lao động và tiết kiệm thời gian.
4 giải pháp công nghệ giúp quản lý kho thông minh
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc xây dựng một chuỗi cung ứng mạnh mẽ là yếu tố sống còn để doanh nghiệp khẳng định vị thế. Dưới đây là 4 giải pháp công nghệ nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn.
1. Giải pháp ERP tích hợp quản lý kho
Giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) tích hợp quản lý kho đang trở thành lựa chọn phổ biến hiện nay. Phần mềm ERP dần thay thế các công cụ quản lý truyền thống nhờ tính linh hoạt và đa tính năng. ERP không chỉ hỗ trợ tốt việc quản lý tồn kho, quy trình xuất nhập hàng hóa mà còn kết hợp quy trình của các phòng ban liên quan như mua bán hàng, sản xuất và kế toán. Đây là một hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định toàn bộ nguồn lực một cách tiện lợi và tối ưu chi phí hiệu quả.
Ngày nay có nhiều đơn vị phát triển ERP trên thị trường với nhiều phân khúc về chi phí, tính năng và dịch vụ , do đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có thể ứng dụng được giải pháp này.
2. Kiểm soát tồn kho theo số seri/số lô
Quản lý hàng hóa bằng số seri/ số lô giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc, kiểm soát số lượng và hạn sử dụng sản phẩm. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp tạo và cập nhật thông tin chi tiết như hãng sản xuất, dòng sản phẩm, và ngày sản xuất của từng mặt hàng. Điều này khá hữu ích trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm hoặc sản xuất công nghiệp, thường yêu cầu quản lý chặt chẽ về chất lượng và nguồn gốc.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý các sản phẩm trong cùng một lô, theo dõi tồn kho chính xác hơn so với phương pháp thủ công. Từ đó, việc tra cứu thông tin sản phẩm và quản lý đơn hàng trở nên nhanh chóng hơn, giúp đẩy nhanh xử lý đơn hàng cho khách hàng.
3. Quản lý kho bằng Barcode
Barcode là một phương pháp mã hóa dữ liệu dưới dạng các ký hiệu, bao gồm các thanh đen và khoảng trắng có độ dày khác nhau, dễ dàng được máy quét hoặc các thiết bị đọc mã vạch nhận dạng.
Việc sử dụng Barcode để quản lý hàng hóa đem lại nhiều lợi ích và tối ưu hiệu suất công việc hơn cho doanh nghiệp. Hiện nay, mã vạch được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề nhờ tính tiện dụng và khả năng giảm thiểu sai sót trong quản lý. Người dùng chỉ cần sử dụng máy quét mã barcode để ghi nhận thông tin mặt hàng, giúp quá trình xuất nhập kho diễn ra nhanh gọn.
4. Phần mềm chuyên quản lý kho theo vị trí (WMS)
Quản lý tồn kho bằng giấy bút, hay excel đã không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay. Khi công nghệ phát triển, có nhiều phần mềm chuyên dụng để quản lý tồn kho ra đời giúp việc quản lý kho trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hóa ở nhiều vi trí khác nhau trong kho và cập nhật báo cáo tự động. Với phương thức nhập liệu đơn giản giúp hạn chế sai sót, nâng cao năng suất công việc của nhân sự và chi phí hợp lý.
Quản lý kho chuyên nghiệp với Phần mềm ECOUNT ERP
ECOUNT ERP – nhà cung cấp phần mềm ERP vận hành trên nền tảng đám mây có hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai và hỗ trợ cho gần 80.000 doanh nghiệp trên toàn cầu, tự hào mang đến giải pháp quản lý kho hiện đại, tối ưu mọi quy trình kinh doanh.
Tại sao nên chọn ECOUNT ERP để quản lý kho?
Các tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất:
Không chỉ quản lý kho, ECOUNT ERP còn là giải pháp toàn diện giúp tối ưu quy trình kinh doanh, giảm chi phí vận hành và tăng cường lợi thế cạnh tranh trong thời đại số.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí? Liên hệ với đội ngũ chuyên gia của ECOUNT ERP để được tư vấn và demo miễn phí ngay hôm nay!
