Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng? Tăng trưởng doanh thu luôn là mục tiêu hàng đầu của bộ phận kinh doanh trong hầu hết các doanh nghiệp. Ngày nay, các phần mềm công nghệ đã dần trở thành các trợ thủ đắc lực của nhiều doanh nghiệp trong việc tối ưu hiệu suất nguồn lực và quản lý bán hàng hiệu quả. Liệu bạn có đang cân nhắc nên chuyển đổi số bằng phần mềm tiên tiến hơn hay quản lý bằng phương pháp thủ công để tiết kiệm chi phí?

Trong bài viết này, ECOUNT xin chia sẻ về những bất cập khi quản lý thủ công, tại sao nên sử dụng phần mềm bán hàng và giải pháp giúp tăng tốc doanh thu !

Những bất cập trong bán hàng khi doanh nghiệp vẫn vận hành thủ công

Quản lý và phân bổ hàng hóa

Việc quản lý danh mục hàng hóa bằng phương pháp thủ công sẽ phát sinh nhiều bất cập khi danh mục hàng hóa ngày càng nhiều. Cụ thể, nếu muốn tra cứu thông tin về kích thước, thông số hay màu sắc nhân viên phải mất nhiều thời gian hơn để dò tìm. Việc xác định giá mua và giá bán cũng bị ảnh hưởng, dẫn đến nguy cơ sai sót hay chậm trễ khi cung cấp thông tin chi tiết và tư vấn cho khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng là dữ liệu quan trọng của nhiều doanh nghiệp. Quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách hoặc excel tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quản lý hồ sơ khách hàng kém hiệu quả cũng sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những khách hàng tiềm năng, không duy trì được mối quan hệ lâu dài và giảm doanh thu.

Xuất hóa đơn hàng

Khi quản lý bán hàng theo phương thức thủ công, nhân viên phải sao chép dữ liệu từ phiếu bán hàng sang phần mềm xuất hóa đơn VAT cho khách. Quá trình này dễ dẫn đến sai sót, nhất là khi khối lượng hóa đơn tăng cao vào cuối tháng. Những sai sót này làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và gia tăng công việc giải trình với cơ quan chức năng.

Quản lý dòng tiền và công nợ

Quản lý công nợ và dòng tiền bằng giấy tờ thủ công có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, với các doanh nghiệp sở hữu nhiều chi nhánh hoặc cửa hàng, việc theo dõi thu chi trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.

Nếu chỉ dựa vào sổ sách hay phần mềm truyền thống, dễ dẫn đến các lỗi như nhập sai số liệu, ghi nhầm thông tin hoặc bỏ sót các khoản thu chi. Ngoài ra, việc không đồng bộ thông tin có thể dẫn đến mâu thuẫn thiếu minh bạch giữa phòng kế toán và bán hàng. Những vấn đề này không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng lớn đến khả năng quản lý và đưa ra quyết định kịp thời.

Khó kiểm soát chặt chẽ hàng hóa tồn kho

Phương pháp quản lý tồn kho bằng excel gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Khi nhân viên bán hàng làm việc tại thị trường, họ không thể kiểm tra ngay lập tức tình trạng hàng hóa, dẫn đến cam kết giao hàng nhưng bị chậm trễ. Quản lý tồn kho thủ công cũng gây khó khăn cho người quản lý trong việc xác định số lượng cần đặt thêm và thời điểm nhập hàng phù hợp.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Ứng dụng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình của bộ phận bán hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, kiểm soát hoạt động bán hàng chặt chẽ. Dưới đây là chi tiết về các lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận được:

Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng 

Phần mềm bán hàng giúp bộ phận bán hàng đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng từ bước xác nhận đơn, tạo phiếu bán hàng và giao hàng. Ngoài ra, tất cả dữ liệu chi tiết  về mặt hàng, khách hàng đều được lưu trữ trên một hệ thống giúp nhân viên kiểm tra thông tin nhanh chóng trước khi đóng gói giao hàng. 
Ngoài ra, một số phần mềm cho phép khách hàng chủ động nhập đơn hàng lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và đẩy đơn về bộ phận kinh doanh để xử lý. Điều này giúp giảm thời gian nhập liệu vừa khiến khách hàng cảm thấy được chủ động hơn trong việc mua hàng

Tăng hiệu quả trong quản lý và giám sát

Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ đơn hàng từ khâu xác nhận, đã hoàn tất đến khâu giao hàng một cách dễ dàng. Phần mềm còn cung cấp đa dạng báo cáo về bán hàng theo thời gian thực giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan về xu hướng bán hàng, sản phẩm bán chạy và từ đó đề xuất chiến lược phù hợp.

Hạn chế sai sót

Phần mềm bán hàng tự động hóa các tác vụ thủ công như ghi chép, nhập liệu, giúp nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.  Toàn bộ thông tin từ khách hàng, đơn hàng và kho hàng đều được nhập theo form chuẩn và đồng bộ trên hệ thống. Hạn chế sai sót như nhầm giá, sai số lượng hoặc sai địa chỉ giao hàng.
Hơn nữa, phần mềm lưu trữ toàn bộ lược sử chỉnh sửa, xóa dữ liệu liên quan đến khách hàng, sản phẩm và phiếu bán hàng. Điều này cho phép khôi phục dữ liệu nếu bị xóa nhầm, đảm bảo tính an toàn và minh bạch trong quản lý thông tin.

Giảm chi phí vận hành

Phần mềm quản lý bán hàng giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn và hợp đồng với không gian lưu trữ lớn. Các tài liệu này đều có thể quản lý dưới dạng tệp tin số hoá, hạn chế thất thoát dữ liệu và dễ dàng tra cứu lại khi cần.

Tối ưu quy trình, thúc đẩy doanh thu với ECOUNT ERP

Phần mềm quản lý bán hàng ECOUNT ERP là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu quy trình vận hành và góp phần thúc đẩy doanh thu. Với khả năng quản lý đồng bộ và toàn diện ECOUNT ERP mang lại 4 lợi ích nổi bật trong quản lý bán hàng của doanh nghiệp như sau:

1. Tối ưu không gian quản lý sản phẩm và khách hàng

Quản lý danh mục sản phẩm trở nên dễ dàng và không bị giới hạn dung lượng lưu trữ với phần mềm quản lý bán hàng ECOUNT ERP. Người dùng có thể tạo, phân loại và quản lý sản phẩm theo thương hiệu, quản lý nhiều đơn vị tính hoặc bất kỳ thuộc tính nào phù hợp với đặc thù kinh doanh. Điều này giúp việc tìm kiếm, điều chỉnh nhanh chóng và sử dụng thông tin chính xác hơn so với phương pháp thủ công.

Ngoài ra, phần mềm ECOUNT ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin khách hàng từ quá khứ đến hiện tại. Doanh nghiệp có thể cập nhật các dữ liệu về thông tin liên hệ, ưu đãi chiết khấu, đến phân nhóm khách hàng. Với nguồn data có sẵn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo mà còn hỗ trợ nhân viên có thể cá nhân hóa chiến lược bán hàng phù hợp, tối đa doanh thu từ tệp khách hàng cũ.

2. Cải tiến quy trình vận hành, tăng hiệu suất làm việc

Đối với các doanh nghiệp có nhiều bên cùng tham gia vào hoạt động bán hàng thì việc xảy ra tranh cãi, sai sót và đùn đẩy trách nhiệm không còn quá xa lạ. Nhưng làm thế nào để kết thúc điều này?

Với phần mềm bán hàng ECOUNT ERP, doanh nghiệp có thể thiết lập các bước thực thiện công việc theo đơn hàng như tạo đơn đặt hàng, gửi yêu cầu sản xuất, xuất kho, đóng gói đến xuất hóa đơn VAT. Nhờ vậy, khi mỗi công đoạn hoàn thành hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phụ trách của công đoạn tiếp theo. Điều này giúp hạn chế sự sai sót, cải thiện vấn đề hợp tác giữa các phòng ban, tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc.

ECOUNT ERP còn tích hợp với các kênh bán hàng trực tuyến như Lazada, Tmall, Taobao và kết nối API với website doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tất cả đơn hàng từ nhiều kênh trong cùng một hệ thống, giảm thiểu tình trạng bỏ sót đơn hàng.

3. Tích hợp quản lý đơn hàng với tồn kho

Việc kiểm soát và theo dõi đơn hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn với ECOUNT. Toàn bộ thông tin đơn hàng đều được cập nhật theo trạng thái xử lý và hệ thống sẽ gửi thông báo đến các nhân sự liên quan. Ngoài ra, phần mềm bán hàng ECOUNT còn cho phép người dùng tạo đa dạng mẫu phiếu in hóa đơn để gửi cho khách hàng mà không cần nhập liệu thủ công nhiều bước. Điều này xử lý đơn hàng nhanh chóng và rút ngắn thời gian cho khâu vận chuyển.

Đối với quản lý kho, ECOUNT ERP sẽ tự động cập nhật tồn kho ngay khi có giao dịch nhập – xuất hàng hóa. cũng tự động cập nhật số liệu tồn kho ngay khi có giao dịch nhập – xuất hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng đột xuất, dễ dàng lập kế hoạch nhập hàng hợp lý, duy trì lượng tồn kho tối ưu.

4. Theo dõi báo cáo doanh số theo thời gian thực

Phần mềm ECOUNT ERP cho phép doanh nghiệp thiết lập KPI doanh thu cho từng nhân viên và kế hoạch bán hàng theo nhóm sản phẩm cụ thể. Hệ thống tự động theo dõi, cập nhật hiệu suất của nhân viên và so sánh giữa kế hoạch với kết quả bán hàng thực tế.

Báo cáo doanh số luôn được tự động cập nhật theo thời gian thực, do đó người quản lý có thể theo dõi tình hình bán hàng mỗi ngày. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể biết được đâu là sản phẩm nào bán chạy, chi nhanh kinh doanh hiệu quả và nhóm khách hàng mang lại doanh thu cao nhất. Dữ liệu này là cơ sở để ban lãnh đạo ra quyết định và kế hoạch tối ưu phù hợp để  thúc đẩy doanh thu.