Hệ thống ERP là gì?
Hướng dẫn triển khai chi tiết từ A-Z Hệ thống ERP là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất hiệu quả,
tự động hóa quy trình và tiết kiệm chi phí chỉ với một nền tảng duy nhất.
Trong bài viết này, hãy cùng khám phá đặc điểm, vai trò và các bước triển khai ERP để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí,
tối ưu nguồn lực và nhanh chóng thích ứng với môi trường số hóa.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống các chương trình máy tính hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định nguồn lực và quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Các module chính trên ERP bao gồm như kế toán, nhân sự, mua hàng, sản xuất, quản lý kho.
Nhờ đó, mọi dữ liệu đầu vào, đầu ra đều được tự động đồng bộ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.

Đặc điểm nổi bật của ERP System

1. Tích hợp dữ liệu

Hệ thống ERP liên kết chặt chẽ các phân hệ với nhau, đảm bảo tất cả dữ liệu được cập nhật và lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp thông tin luôn chính xác, nhất quán nên giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

2. Tự động hóa quy trình

ERP giúp tự động hóa nhiều tác vụ như quản lý tồn kho, lập hóa đơn, xử lý đơn hàng... Nhờ đó, doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, giảm thời gian xử lý thủ công và nâng cao hiệu suất vận hành.

3. Bảo mật dữ liệu tốt

Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP được trang bị các cơ chế bảo mật mạnh mẽ nhằm bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp trước các rủi ro mất mát hoặc tấn công mạng. Phân quyền truy cập chặt chẽ cũng giúp kiểm soát tốt hơn việc sử dụng thông tin nội bộ.

4. Mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp mở rộng và điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế. Chẳng hạn như bổ sung người dùng, thêm hoặc ẩn tính năng không cần thiết, tăng dung lượng lưu trữ các giao dịch hoặc tùy chỉnh giao diện. Nhờ đó, các doanh nghiệp đều có thể sử dụng lâu dài mà không lo bị giới hạn về quy mô hay tính năng.

Lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP

Quản lý tài chính – kế toán hiệu quả hơn

Thay vì sử dụng nhiều phần mềm rời rạc, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu tài chính từ các phòng ban như kế toán, bán hàng, và mua hàng chỉ trên một nền tảng. Nhờ đó, thông tin về doanh thu, chi phí luôn được đồng bộ, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian đối chiếu số liệu . Đồng thời, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính để đưa ra quyết định kịp thời.

Nâng cao hiệu suất quản lý đơn hàng

ERP hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi đơn hàng chi tiết, điều phối thông tin giữa các bộ phận như sản xuất, kho, kế toán... Nhờ sự liên kết chặt chẽ này, quy trình xử lý đơn hàng trở nên nhanh chóng, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tối ưu quy trình thu mua

Việc quản lý và phân tích hoạt động thu mua bằng phần mềm thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hệ thống ERP tích hợp phân hệ mua hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý yêu cầu vật tư, lập kế hoạch mua hàng, so sánh báo giá và làm việc với nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể có kế hoạch nhập hàng phù hợp với tình hình kho, giảm thiểu lãng phí và kiểm soát chi phí tốt hơn.

Giám sát và tối ưu hoạt động sản xuất

Đối với các doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp, ERP cho phép giám sát tiến độ dễ dàng, hỗ trợ tổng hợp thông tin như số lượng nguyên vật liệu sử dụng và sản phẩm hoàn thành. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ cải thiện năng suất để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn giảm thời gian kiểm kê và tiết kiệm chi phí sản xuất .

Quản lý nhân sự và tính lương chính xác

ERP system hỗ trợ quản lý tập trung từ hồ sơ nhân viên, chấm công, lương thưởng đến đánh giá hiệu suất làm việc. Ngoài ra, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng theo dõi lịch đào tạo, quản lý công tác và thực phê duyệt nghỉ phép online tiện lợi. Với những tính năng tối ưu giúp doanh nghiệp phân bổ nhân sự hợp lý và đưa ra quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

Các bước triển khai hệ thống ERP hiệu quả

Thời điểm triển khai ERP có thể khác nhau tùy vào từng doanh nghiệp, nhưng để đạt hiệu quả cao, việc tuân thủ quy trình bài bản là rất quan trọng. Dựa theo kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng, ECOUNT chia sẻ 5 bước chính giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công.

Bước 1: Phân tích nhu cầu và chọn giải pháp ERP phù hợp

Triển khai hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm mà còn là quá trình tái cấu trúc toàn diện cách doanh nghiệp vận hành. Vì vậy, trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu thực tế và xác định mục tiêu cụ thể để đảm bảo ERP mang lại hiệu quả tối ưu.

Phân tích tình hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề trong quy trình vận hành hiện tại. Ví dụ, công ty có thể đang đối mặt với khó khăn trong việc quản lý dữ liệu tập trung hoặc thiếu kiểm soát chi phí. 

Xác định mục tiêu cụ thể

Sau khi phân tích, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng để bắt đầu dự án ERP. Một số mục tiêu có thể bao gồm  tối ưu hóa quản lý thông tin, nâng cao năng suất công việc hoặc giảm thiểu chi phí hoạt động. Các mục tiêu này giúp định hướng việc triển khai và đảm bảo rằng hệ thống ERP đáp ứng được nhu cầu thực tế.

Lựa chọn giải pháp ERP

Trước khi quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố quan trọng sau để lựa chọn phần mềm phù hợp.

• Tính năng: Phần mềm có đáp ứng đúng nhu cầu quản lý không?
• Chi phí phần mềm: Chi phí có phù hợp với khả năng tài chính?
• Hình thức triển khai: Doanh nghiệp cần ERP trên nền tảng Cloud hay On-premise?
• Nhà cung cấp: Đơn vị cung cấp có uy tín và hỗ trợ lâu dài không?

Lưu ý: Bỏ qua bước đánh giá này có thể khiến doanh nghiệp mất phương hướng trong quá trình triển khai. Hoặc lựa chọn hệ thống ERP không phù hợp, dẫn đến lãng phí tài nguyên và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai ERP chi tiết

Để triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp không chỉ cần đầu tư thời gian, chi phí mà còn cần có một kế hoạch rõ ràng. Một kế hoạch chi tiết cần tập trung vào các yếu tố sau:

• Số lượng nhân sự: Xác định đội ngũ chịu trách nhiệm từng giai đoạn của dự án.
• Ngân sách triển khai: Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực phù hợp.
• Giai đoạn triển khai: Xây dựng lộ trình rõ ràng cho từng bước thực hiện.
• Các công việc cần hoàn thành: Liệt kê chi tiết nhiệm vụ từ  giám sát triển khai, tùy chỉnh đến kiểm thử và đào tạo.
• Những thông tin liên quan khác: Bao gồm thời gian, tài liệu và công cụ cần thiết để hỗ trợ dự án.

Lời khuyên: Một kế hoạch rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro, tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo tiến độ dự án ERP diễn ra thuận lợi. Ngoài ra, cần hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp giúp tối ưu hóa quá trình chuẩn bị và triển khai

Bước 3: Triển khai và kiểm thử hệ thống ERP

Giai đoạn triển khai và thử nghiệm đóng vai trò quan trọng, quyết định mức độ thành công của hệ thống ERP.

Triển khai phần mềm

Doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ thông tin và các yêu cầu tùy chỉnh để gửi đến đội triển khai ERP, để được hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời. Các yêu cầu có thể bao gồm biểu mẫu chứng từ, thiết lập công thức và tùy chỉnh giao diện phần mềm theo quy trình,v.v.
Trong quá trình triển khai, đội ngũ nhân sự liên quan sẽ được chuyên gia hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hệ thống. Điều này đảm bảo rằng họ nắm vững các thao tác quan trọng để phục vụ quá trình thử nghiệm và đào tạo nhân viên sau này.

Kiểm thử trước khi hoàn thành

Sau khi hoàn tất triển khai, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm thử nhằm phát hiện và khắc phục các lỗi hoặc điều chỉnh cấu hình chưa phù hợp. Quá trình này có thể kéo dài tùy vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp nhưng là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, không phát sinh sai lệch và đáp ứng đúng các mục tiêu đã đề ra.

Lời khuyên: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp ngay từ đầu và phân tích kỹ càng các yêu cầu triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả vận hành.

Bước 4: Tổ chức đào tạo cho nhân viên

Hệ thống ERP chỉ đạt được hiệu quả tối đa khi nhân sự trong doanh nghiệp có đủ kiến thức và kỹ năng để khai thác toàn bộ tính năng của phần mềm. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp ERP tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng hệ thống một cách thành thạo.

Tổ chức các buổi đào tạo

Các buổi đào tạo nên được thiết kế dựa trên nhu cầu và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, đảm bảo nội dung phù hợp với từng nhóm người dùng.

Hỗ trợ công cụ và tài liệu học tập

Doanh nghiệp cần cung cấp tài khoản cá nhân cho mỗi nhân viên để thực hành trực tiếp trên hệ thống ERP. Bên cạnh đó, cung cấp tài liệu hướng dẫn giúp nhân viên dễ hình dung cách sử dụng phần mềm.

Đánh giá chất lượng sau đào tạo

Sau mỗi buổi đào tạo, doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát mức độ hiểu biết và sự tự tin của nhân viên khi sử dụng phần mềm. Những phản hồi này giúp cải thiện nội dung và phương pháp hướng dẫn trong các buổi đào tạo tiếp theo.

Lời khuyên: Đào tạo không chỉ dừng lại ở ở giai đoạn đầu triển khai mà cần được duy trì liên tục khi có thay đổi về tính năng hoặc nhân sự. Sự chủ động trong việc nâng cao kỹ năng của đội ngũ sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng từ hệ thống ERP.

Bước 5: Vận hành và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thời gian áp dụng thực tế để đánh giá chính xác hiệu quả của phần mềm ERP. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban là yếu tố quan trọng để duy trì và tối ưu hóa hệ thống, đảm bảo ERP hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức.

Ứng dụng và đánh giá kết quả

Để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng và kịp thời khắc phục sự cố. Trước tiên, thực hiện kiểm tra định kỳ (1-3-6 tháng) về hiệu suất vận hành, bao gồm tốc độ xử lý, khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Tiếp theo, thiết lập quyền truy cập hợp lý nhằm bảo vệ dữ liệu và hạn chế rủi ro bảo mật. Cuối cùng, so sánh hiệu suất công việc trước và sau khi triển khai phần mềm để đánh giá mức độ cải thiện và điều chỉnh phù hợp.

Theo dõi và cập nhật tính năng mới

Các nhà cung cấp ERP thường cung cấp dịch vụ bảo trì, nâng cấp phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp nên tận dụng các dịch vụ này để đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định và đáp ứng nhu cầu quản lý. Bên cạnh đó, khi có cập nhật mới, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo bổ sung để nhân sự nắm vững cách sử dụng, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và cải thiện quy trình vận hành.

Lời khuyên: Việc bảo trì và nâng cấp giúp phần mềm hoạt động ổn định, khắc phục lỗi và nâng cấp thêm tính năng mới. Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và trao đổi với nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng tốt yêu cầu quản lý.

Đơn vị triển khai ERP uy tín cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, ECOUNT ERP đã đồng hành cùng gần 80.000 doanh nghiệp trên toàn cầu, cung cấp giải pháp quản lý hiệu quả và linh hoạt. Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao năng suất và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Dưới đây là những ưu điểm nổi bật giúp ECOUNT ERP trở thành lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Triển khai đơn giản, vận hành linh hoạt

• Dễ dàng bắt đầu: Doanh nghiệp không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng phức tạp, mọi tài khoản đều được khởi tạo online 
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có kết nối Internet.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu: Hệ thống được phát triển theo tiêu chuẩn quốc tế, ECOUNT ERP đảm bảo an toàn dữ liệu tối đa cho doanh nghiệp.

Chi phí hợp lý, không giới hạn người dùng

• Mức phí cố định: Chỉ 1.000.000 VNĐ/tháng, doanh nghiệp có thể sử dụng không giới hạn người dùng mà không lo chi phí phát sinh.
• Giải pháp dài hạn: Không giới hạn số lượng người dùng, phù hợp với nhu cầu mở rộng trong tương lai.

Hỗ trợ tận tâm trong suốt quá trình sử dụng

• Đội ngũ tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ từ khâu triển khai, đào tạo đến giải quyết các vấn đề trong quá trình sử dụng.

Triển khai hệ thống ERP là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình, tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, nguồn lực và có lộ trình triển khai phù hợp để đạt hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống ERP, từ đặc điểm, lợi ích đến các bước triển khai thực tế.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện, dễ sử dụng và phù hợp với ngân sách, ECOUNT ERP có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.
Liên hệ ngay với ECOUNT để nhận tư vấn chi tiết và trải nghiệm phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!