Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và thời gian triển khai ERP Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp phải đầu tư không chỉ về chi phí mà còn cả về thời gian và phân bổ nguồn lực phù hợp. Vậy làm thế nào để xác định các yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến ngân sách và tiến độ? Bài viết này, ECOUNT xin chia sẻ về các yếu tố quan trọng như quy mô doanh nghiệp, nguồn lực sẵn có và đặc điểm phần mềm ERP ảnh hưởng đến ngân sách và tiến độ triển khai.

Các mô hình ERP phổ biến

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp ERP, mở ra cơ hội cho mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn đều có thể áp dụng. Bên cạnh đó, ERP còn được chia ra theo từng loại khác nhau dựa vào nguồn gốc, đặc điểm và cách thức vận hành và triển khai. Dưới đây là một số mô hình ERP phổ biến:

ERP On-Premise

ERP On-Premise là mô hình ERP vận hành trực tiếp trên hệ thống máy chủ nội bộ hoặc máy chủ do doanh nghiệp kiểm soát. Với tính năng cài đặt tại chỗ, loại phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ IT chuyên nghiệp, đủ khả năng quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu.

Điểm nổi bật của ERP On-Premise là tính bảo mật cao và quyền kiểm soát toàn diện, vì bộ phận CNTT của doanh nghiệp sẽ trực tiếp quản lý toàn bộ dữ liệu và hoạt động của hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc bảo vệ các thông tin quan trọng, tối ưu hóa vận hành và kết nối nguồn lực nội bộ hiệu quả hơn.

ERP Cloud

ERP Cloud là giải pháp ERP hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua kết nối Internet. Phần mềm này do nhà cung cấp chịu trách nhiệm kiểm soát và duy trì hệ thống lưu trữ, doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng.

Ưu điểm của ERP Cloud là tính linh hoạt và khả năng tích hợp đa chức năng như tài chính, vận hành, và quản lý dữ liệu. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp mong muốn tìm giải pháp tinh gọn, tiết kiệm chi phí vận hành, hoặc chưa có đội ngũ IT chuyên sâu.

ERP Hybrid

ERP Hybrid là giải pháp kết hợp giữa ERP On-Premise và ERP Cloud, tận dụng ưu điểm của cả hai loại hình. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu quan trọng trên hệ thống tại chỗ và sử dụng các chức năng mở rộng trên nền tảng đám mây.

Điểm mạnh của ERP Hybrid nằm ở khả năng vận hành linh hoạt, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ngay cả khi một phần hệ thống tại chỗ gặp sự cố. Mô hình này thường được triển khai để quản lý các chức năng kinh doanh cốt lõi như sản xuất, tồn kho và chuỗi cung ứng. Đồng thời mở rộng với các tính năng như CRM, phân tích dữ liệu, hoặc quản lý dự án trên nền tảng đám mây.

ERP chuyên theo ngành

ERP chuyên theo ngành là giải pháp ERP được thiết kế riêng biệt để đáp ứng các nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề. Hệ thống này tích hợp đầy đủ các chức năng cơ bản như kế toán, tài chính, quản lý dự án và cùng với các chức năng chuyên sâu theo quy trình và tính chất của từng lĩnh vực cụ thể.

Giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành đặc thù như sản xuất công nghiệp, chế tạo máy móc, dịch vụ giáo dục, dịch vụ tư vấn v.v. ERP chuyên ngành giúp tối ưu hóa mọi quy trình vận hành, đảm bảo tính toàn diện trong quản lý từ các tác vụ cá nhân đến cấp độ phòng ban và toàn tổ chức.

5 yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại phần mềm ERP, phạm vi sử dụng, nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp v.v.Dưới đây là 4 yếu tố chính ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP mà doanh nghiệp nên hiểu rõ:

1. Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên tác động đến thời gian triển khai ERP. Các doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh, có quy trình vận hành phức tạp, và khối lượng dữ liệu lớn sẽ cần thời gian dài hơn để hoàn tất quá trình triển khai.

Ngược lại, với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có quy trình đơn giản sẽ rút ngắn được thời gian. Ngoài ra, cấu trúc tổ chức (phòng ban, sản phẩm hay vị trí đia lý) và hệ thống CNTT sẵn có của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ triển khai ERP. Để quá trình triển khai được diễn ra suôn sẻ thì doanh nghiệp nên lên kế hoạch một cách kỹ càng và cụ thể theo từng giai đoạn.

2. Mức độ tùy chỉnh phần mềm ERP

Mỗi doanh nghiệp đều có cách vận hành riêng biệt nên nhu cầu tùy chỉnh trên hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau. Phần lớn các doanh nghiệp có quy trình phức tạp đòi hỏi phân tích sâu, phải tùy chỉnh nhiều công đoạn, quy trình trước khi tích hợp vào ERP thường thời gian hoàn thành sẽ lâu hơn.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ sử dụng các tính năng tiêu chuẩn sẵn có trên ERP như quản lý bán hàng, sản xuất, thời gian triển khai có thể được rút ngắn đáng kể. Lưu ý quan trọng, việc tùy chỉnh quá mức có thể gây khó khăn trong việc nâng cấp và mở rộng phần mềm trong tương lai. Thay vào đó, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng và tận dụng tối đa các chức năng tiêu chuẩn để đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt lâu dài.

3. Năng lực của nhà cung cấp và đội ngũ triển khai

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đối tác triển khai ERP có kinh nghiệm lâu năm và chuyên môn cao trong lĩnh vực của mình. Một đối tác giàu kinh nghiệm không chỉ đảm bảo quá trình triển khai suôn sẻ mà còn giúp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện dự án.

Ngoài ra, đội ngũ quản lý và nhân viên nội bộ cũng đóng vai trò then chốt trong thành công của dự án ERP. Nếu đội ngũ nội bộ đã có kinh nghiệm sử dụng ERP, doanh nghiệp sẽ có lợi thế lớn trong việc rút ngắn thời gian triển khai. Ngược lại, nếu trình độ nhân sự không đồng đều, đào tạo công nghệ mới sẽ là bước cần thiết. Do đó, thời gian triển khai cũng sẽ phụ thuộc vào trình độ và năng lực của đội ngũ nhân sự ở mỗi doanh nghiệp.

4. Tính đồng bộ của dữ liệu

Dữ liệu là tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, vậy nên quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới luôn đòi hỏi sự cẩn trọng. Do đó, để đồng bộ dữ liệu doanh nghiệp phải thực hiện các bước như làm sạch, định dạng lại dữ liệu, và đảm bảo tính nhất quán của thông tin.

Một sai sót nhỏ trong việc đồng bộ dữ liệu có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng sau khi triển khai. Vì vậy, ở giai đoạn này thường mất rất nhiều thời gian và nguồn lực trong việc kiểm tra, sàng lọc để chuyển đổi dữ liệu một cách chính xác. Đồng bộ dữ liệu không chỉ đảm bảo dữ liệu hoạt động mượt mà trên hệ thống mới mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

5. Phương pháp triển khai ERP

Khi lựa chọn giải pháp On-Premise ERP, doanh nghiệp cần đầu tư cơ sở hạ tầng máy chủ nội bộ đủ mạnh, bao gồm máy chủ, phần cứng và các chi phí bảo trì, dẫn đến thời gian chuẩn bị và triển khai kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu tùy chỉnh cao và kiểm soát hoàn toàn hệ thống.

Đối với mô hình Cloud/SaaS ERP, doanh nghiệp không cần đầu tư vào hạ tầng, vì hệ thống được lưu trữ trên nền tảng đám mây và các tính năng đã được phát triển sẵn. Nhờ đó có thể giúp rút ngắn thời gian triển khai xuống chỉ còn 3 tuần đến 1 tháng.

Những loại chi phí ảnh hưởng đến ngân sách triển khai ERP

Phần mềm ERP là giải pháp quản lý toàn diện nhờ khả năng tích hợp nhiều chức năng thiết yếu, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu và cải tiến quy trình hoạt động cốt lõi. Chi phí triển khai ERP không chỉ phụ thuộc vào giá phần mềm mà còn bao gồm nhiều yếu tố đi kèm như tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì và nâng cấp. Và để dự trù ngân sách cho việc triển khai một cách kỹ lưỡng và chính xác, doanh nghiệp nên xem xét các khoản dưới đây:

Chi phí bản quyền phần mềm (License)

Đây là khoản chi phí chính, doanh nghiệp phải chi trả khi triển khai ERP. Với ERP On-Premise, doanh nghiệp phải chi trả phí bản quyền một lần để sử dụng. Trong khi đó, ERP Cloud thường áp dụng hình thức thanh toán phí duy trì hàng năm hoặc định kỳ theo gói dịch vụ.
Việc lựa chọn loại giải pháp ERP phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí ban đầu và trong dài hạn. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ để đảm bảo cân bằng giữa ngân sách và giá trị mang lại.

Số lượng người sử dụng

Chi phí triển khai ERP sẽ tăng lên theo số lượng người dùng trong tổ chức. Với các hệ thống ERP hiện đại như ERP Cloud hay Saas, chi phí thường được tính dựa trên số lượng tài khoản người dùng được cấp phép.
Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ nhóm nhân sự nào thực sự cần sử dụng ERP, vai trò của họ trong hệ thống, từ đó lựa chọn gói phần mềm tối ưu nhất cho nhu cầu sử dụng, giúp tiết kiệm ngân sách.

Chi phí tùy chỉnh và tích hợp nâng cao

Tùy chỉnh lại hệ thống ERP khi bắt đầu ứng dụng vào doanh nghiệp là điều không không tránh khỏi. Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng dựa theo quy trình làm việc và các tính năng cần thiết. Một số hình thức tùy chỉnh hệ thống thường gặp theo nhu cầu đặc thù như:

• Tùy chỉnh cấu hình của các chức năng, thiết lập giao diện hay cập nhật lại các mẫu biểu.
• Liên kết ERP với hệ thống phần mềm hiện có.
• Chuyển đổi, sàng lọc và cập nhật dữ liệu từ hệ thống cũ.

Quá trình này tốn nhiều thời gian và nhân sự phối hợp thực hiện, do đó tuỳ vào chính sách của mỗi nhà cung cấp mà chi phí tùy chỉnh có thể chiếm tỷ trọng lớn hay nhỏ trong tổng ngân sách.

Chi phí đào tạo nhân sự

Đào tạo nhân sự là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP được sử dụng hiệu quả. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ phối hợp tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến miễn phí để hướng dẫn người dùng sử dụng các tính năng.

Ngoài ra, nhiều đơn vị còn cung cấp thêm tài liệu hướng dẫn và hệ thống e-learning để hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các chức năng trên hệ thống xuyên suốt quá trình sử dụng. Khoản phí này thường được tính gộp vào giá của phần mềm, nhưng doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra cụ thể trong hợp đồng để tránh phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Chi phí bảo trì hệ thống

Hệ thống ERP cần được bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định và bảo mật dữ liệu. Với ERP On-Premise, phí bảo trì thường chiếm từ 10-20% tổng chi phí phần mềm và được tính sau thời gian bảo hành (thường từ 6-12 tháng).

Đối với phần mềm ERP Cloud, một số đơn vị đã bao gồm chi phí bảo trì trong giá của gói dịch vụ. Đây cũng là giải pháp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản chi phí trong quá trình vận hành. Ví dụ, ECOUNT ERP miễn phí hoàn toàn chi phí bảo trì và nâng cấp tính năng cho khách hàng trong suốt thời gian sử dụng.

Chi phí nâng cấp và mở rộng tính năng

Giống như một số phần mềm khác, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển và tăng quy mô, việc nâng cấp phần mềm lên phiên bản tối ưu hơn hoặc bổ sung thêm các tính năng là điều cần thiết.

Những nâng cấp này có thể bao gồm như thêm các module quản lý, cập nhật và điều chỉnh mẫu báo cáo và quy trình, tích hợp thêm các tính năng mới để cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp nên xem xét mức độ cần thiết và lợi ích của việc nâng cấp để tối ưu chi phí trong dài hạn.

Giải pháp ERP toàn diện, tối ưu chi phí cho mọi doanh nghiệp

Mỗi giải pháp ERP đều có những ưu nhược điểm riêng. Vì vậy, việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với quy mô, ngân sách và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là yếu tố then chốt, mang lại lợi ích bền vững và giá trị dài hạn như:

• Tăng hiệu suất vận hành: Tích hợp các quy trình mua hàng, quản lý tồn kho, sản xuất và bán hàng trong một nền tảng duy nhất.
• Giảm chi phí: Tự động hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, tối ưu chi phí vận hành.
• Tăng cường quyết định kinh doanh: Cung cấp dữ liệu thực tế và báo cáo chi tiết giúp ban lãnh đạo ra kế hoạch và chiến lược đi đúng hướng.

ECOUNT ERP – Giải pháp ERP toàn diện với chi phí hợp lý

Một trong những đơn vị quốc tế cung cấp dịch vụ ERP Cloud toàn diện với chi phí hợp lý là ECOUNT ERP. Chỉ với 1.000.000 VNĐ/tháng, ECOUNT mang đến một giải pháp ERP tích hợp đa chức năng, tùy chỉnh linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp:

• Quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý mua hàng, tồn kho và sản xuất.
• Quản lý kinh doanh: Hỗ trợ quy trình bán hàng và tồn kho.
• Quản lý tài chính kế toán: Tự động hóa hóa đơn, báo cáo tài chính.
• Quản lý nhân sự: Hồ sơ nhân sự, bảng lương.
• Quản lý công việc: Hỗ trợ lên kế hoạch,giao việc và theo dõi tiến độ công việc.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của ECOUNT ERP

• Chi phí tối ưu: Chỉ với một mức phí cố định mỗi tháng, doanh nghiệp được trải nghiệm mời chức năng cần thiết, không giới hạn users.
• Thời gian triển khai nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể sử dụng ECOUNT ngay sau khi đăng ký mà không cần chuẩn bị bất kỳ cơ sở hạ tầng phức tạp nào khác
• Miễn phí bảo trì và nâng cấp: ECOUNT ERP bao gồm dịch vụ hữu ích như bảo trì hệ thống, nâng cấp tính năng mới không phát sinh chi phí bổ sung.
• Hỗ trợ xuyên suốt: Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp luôn sẵn sàng giáp thắc mắc trong quá trình sử dụng.

Đầu tư vào giải pháp ERP không chỉ là một quyết định kinh doanh quan trọng mà còn là bước ngoặt giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến những thông tin hữu ích về thời gian và chi phí cần thiết để triển khai giải pháp ERP. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho kế hoạch triển khai và tối ưu hóa việc sử dụng giải pháp ERP, mang lại hiệu quả lâu dài.

Hãy liên hệ ngay với ECOUNT ERP để nhận tư vấn chi tiết, báo giá từ các chuyên gia của chúng tôi. Đừng bỏ lỡ cơ hội tiếp cận giải pháp tối ưu hóa cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!