Quy trình triển khai hệ thống ERP online hiệu quả Triển khai hệ thống ERP online mặc dù không quá phức tạp nhưng cũng dễ thất bại nếu không có quy trình hợp lý. Ngoài việc xác định rõ nhu cầu,doanh nghiệp còn phải chuẩn bị cả về kế hoạch triển khai và cách vận hành tối ưu. Bài viết này, ECOUNT chia sẻ đến quý doanh nghiệp các bước triển khai ERP online hiệu quả, giúp nhân viên nâng cao năng suất và thích ứng nhanh với môi trường số hóa.

Hệ thống ERP online là gì? Đặc điểm chính

Hệ thống ERP online (hay còn gọi là ERP điện toán đám mây – ERP Cloud-Based) là giải pháp hoạch định nguồn lực hiện đại, giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ và hiệu quả trên một nền tảng.
Hệ thống này hoạt động trên nền tảng web thông qua kết nối internet, cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, thay vì phải đầu tư server nội bộ. Với công nghệ đám mây, ERP online không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn cung cấp khả năng lưu trữ lớn và bảo mật tốt.

Đặc điểm của hệ thống ERP Online

• 1.Tích hợp dữ liệu: Tập hợp đầy đủ các tính năng để hỗ trợ công việc của các phòng ban như tài chính, nhân sự, sản xuất, và kho bãi trên một phần mềm. Do đó, tất cả cơ sở dữ liệu luôn được đồng bộ và lưu trữ tập trung nên đảm bảo tính nhất quán, chính xác trong công việc.
• 2.Tự động hóa quy trình: Các tính năng được thiết kế sẵn theo chuẩn nghiệp vụ giúp giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
• 3.Quản lý dữ liệu trên Cloud: Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây với không gian lưu trữ không giới hạn. Hệ thống bảo mật cao giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• 4. Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP Online có thể tùy chỉnh và mở rộng tính năng để phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Điều này giúp các công ty từ nhỏ đến lớn đều có thể sử dụng và phát triển lâu dài mà không lo lỗi thời.

Quy trình triển khai hệ thống ERP online hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt những đơn vị thiếu kinh nghiệm, thường gặp thất bại sau chỉ 3 tháng triển khai hệ thống ERP vì không có kế hoạch và quy trình cụ thể. Ngoài ra, việc phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP là yếu tố quan trọng, dù sử dụng phần mềm đóng gói hay thiết kế riêng. Dưới đây là 5 bước quan trọng giúp triển khai hệ thống ERP online hiệu quả mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ:

1. Đánh giá và phân tích nhu cầu doanh nghiệp

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần:

• Phân tích hiện trạng: Xác định các vấn đề tồn đọng trong quy trình hoạt động. Ví dụ: Công ty đang gặp khó khăn trong quản lý dữ liệu hay kiểm soát chi phí?
• Đặt mục tiêu rõ ràng: Ưu tiên các yếu tố cần cải thiện như nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quản lý dữ liệu, hoặc giảm chi phí vận hành.

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này thường gặp tình trạng triển khai sai hướng, gây gián đoạn quá trình sử dụng.

2. Lập kế hoạch triển khai

Cùng nhà cung cấp tạo kế hoạch triển khai và phân chia thành các giai đoạn cụ thể, ngoài ra doanh nghiệp cung cần xác định các yếu tố sau:

• Xác định thời gian hoàn thành cho từng bước.
• Phân công người phụ trách phối hợp cùng chuyên gia ERP để quản lý tiến độ.

3. Thử nghiệm hệ thống ERP

Trước khi sử dụng chính thức, doanh nghiệp nên thử nghiệm phần mềm, các bước cho giai đoạn này gồm:

• Cung cấp dữ liệu cho nhà cung cấp để thiết kế giao diện và tùy chỉnh các module.
• Tiến hành dùng thử từ 1-2 tháng đê kiểm tra liệu có lỗi hay có cấu hình nào chưa phù hợp và có sự điều chỉnh kịp thời.

Lợi ích của việc chạy thử là giúp giảm thiểu gián đoạn trong quá trình sử dụng chính thức.

4. Đào tạo người dùng

Để hệ thống ERP phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần phối hợp với chuyên gia của nhà cung cấp để tổ chức các buổi đào tạo bài bản. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên:

• Phân bổ lịch trình đào tạo phù hợp cho từng phòng ban.
• Cung cấp tài khoản và tài liệu hướng dẫn cho nhân viên.

Tổ chức đào tạo chi tiết giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hệ thống hiệu quả.

5. Bảo hành và hỗ trợ

Trong quá trình sử dụng hệ thống ERP, nếu xảy ra lỗi hoặc sự cố:

• Liên hệ nhà cung cấp ngay lập tức để khắc phục.
• Với các vấn đề nghiêm trọng như rò rỉ hoặc mất dữ liệu, thu thập bằng chứng để giải quyết theo hợp đồng.

Lưu ý,các chính sách hỗ trợ từ nhà cung cấp nên được xác định rõ ràng từ trước, điều này giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống trơn tru và an toàn.

ECOUNT ERP - Hệ thống ERP Online tinh gọn cho doanh nghiệp SMEs

ECOUNT ERP là hệ thống ERP online có tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự, kho bãi, đến quản lý bán hàng và mua hàng. Tất cả các phân hệ này được kết nối trên cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình và nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng tăng hiệu quả quản lý nhờ sự tự động hóa và liên kết dữ liệu toàn hệ thống.

Các ưu điểm nổi bật của ECOUNT ERP

• ERP Online 100% - Quản lý linh hoạt, mọi lúc mọi nơi

  ECOUNT nổi bật với giải pháp hệ thống ERP online hiện đại, cho phép người dùng truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

  • Không cần cài đặt phức tạp: Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập qua trình duyệt web.
  • Quản lý từ xa hiệu quả: Dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
  • Độ bảo mật cao: Hệ thống được tối ưu để đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.

• Chi phí hợp lý, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

  ECOUNT ERP là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí chỉ 1.000.000 VNĐ/tháng, không giới hạn số lượng người dùng và không phát sinh chi phí nâng cấp. Đây là giải pháp tiết kiệm nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý hiện tại và tương lai.

• Được hơn 80.000 doanh nghiệp tin dùng

  Hiện nay, hơn 80.000 doanh nghiệp toàn cầu đã sử dụng hệ thống ERP của ECOUNT nhờ vào khả năng tùy chỉnh linh hoạt, đáp ứng tốt nhu cầu đặc thù của nhiều ngành nghề. Với đội ngũ tư vấn và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ khâu tư vấn đến đào tạo, ECOUNT ERP cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước triển khai.