Khi nào doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai ERP System? Với sự phát triển vượt bật của công nghệ, nhiều hệ thống ERP hiện đại ra đời đáp ứng nhu cầu quản lý của mọi doanh nghiệp từ quy mô, các tính năng đến ngân sách. Trước đây, ERP System thường được xem là công cụ chỉ dành cho các tập đoàn lớn có nguồn tài chính mạnh. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đã thay đổi khi các doanh nghiệp SMEs cũng cần chuyển đổi số để duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.

Vậy đâu là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp triển khai giải pháp này? lý do gì khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sớm áp dụng ERP System? Cùng khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây

Thời điểm phù hợp để doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng ERP System

Với xu hướng chuyển đổi số như hiện này thì việc sử dụng hệ thống ERP ngay khi doanh nghiệp mới thành lập sẽ là lợi thế vì quy trình và luồng công việc được chuẩn hóa ngay từ đầu. Với các doanh nghiệp đang hoạt động, đây là những dấu hiệu cho thấy đây là thời điểm thích hợp chuyển đổi phần mềm để quản lý mọi hoạt động tối ưu hơn.

Khi quy trình vận hành trở nên phức tạp

Doanh nghiệp phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm để quản lý công việc của từng phòng ban. Mặc dù, cách làm này giải quyết được nhu cầu quản lý hiện tại nhưng lại gây ra sự bất tiện về lâu dài. Nhân viên phải nhập liệu nhiều hơn do không đồng nhất dữ liệu, tốn thời gian trong việc tổng hợp và đối chiếu thông tin khi cần.
Ví dụ: Phòng kế toán cần lấy báo cáo từ bộ phận bán hàng và kho hàng nhưng vì dữ liệu không được đồng bộ nên phải chờ từng phòng cung cấp thông tin. 

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng

Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô như mở thêm chi nhánh, tăng số lượng nhân viên, hoặc số lượng khách hàng tăng nhanh nhưng việc quản lý thủ công hoặc dùng các phần mềm độc lập dần trở nên khó kiểm soát. Vì dữ liệu không thể đồng bộ muốn tổng hợp báo cáo phải đợi nhân viên nhập liệu mỗi ngày.
Ví dụ: Bạn là một doanh nghiệp bán lẻ có 2 cửa hàng đang quản lý bằng Excel, nhưng khi mở thêm 5 cửa hàng mới thì kiểm soát hàng tồn kho và bán hàng trở nên phức tạp hơn

Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ra quyết định

Khi doanh nghiệp đang có nhiều dự án lớn và phức tạp hơn đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều phòng ban nhưng phần mềm hiện tại không thể giúp bạn quản lý theo dõi tiến độ công việc, phân chia nhiệm vụ và quản lý tài nguyên hiệu quả. Đến khi phát sinh vấn đề sếp phải ở thế “bị động” do thiếu dữ liệu để ra quyết định kịp thời và chính xác.
Ví dụ: Sếp cần biết tình hình sản xuất theo yêu cầu của khách đang được thực hiện như thế nào nhưng phải mất vài tiếng thậm chí vài ngày để nhận báo cáo từ các phòng ban.

Khi doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí vận hành

Kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu suất kho bãi là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, công ty của bạn vẫn đang “lẩn quẩn” trong tình trạng ghi chép thủ công quá tải, quy trình đặt hàng thiếu chính xác, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao. Kết quả mỗi kỳ thống kê thì tỷ lệ giao hàng đúng hẹn giảm, ảnh hưởng đến sự hài lòng và nhu cầu hợp tác trong lần sau của khách hàng.

Lý do doanh nghiệp SMEs nên sớm triển khai hệ thống ERP

Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với các thách thức như quản lý thủ công rườm rà, thiếu đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban hay chi phí vận hành ngày càng tăng, thì đây chính là thời điểm cần triển khai hệ thống ERP. Dưới đây, ECOUNT sẽ chia sẻ 4 lý do quan trọng khiến doanh nghiệp SMEs nên áp dụng ERP.

Hệ thống giúp quản lý tập trung dữ liệu từ các phòng ban

ERP system tích hợp toàn diện các chức năng như mua bán hàng, sản xuất, kế toán và nhân sự. Hệ thống giúp cập nhật dữ liệu giao dịch theo thời gian thực, đảm bảo thông tin được chia sẻ xuyên suốt giữa các phòng ban. Thay vì trước đây dữ liệu của mỗi bộ phận bị phân bổ rời rạc, mất thời gian để tổng hợp thì mọi thông tin giờ đây được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và hợp tác giữa các bộ phận.

Tự động hóa quy trình, nâng cao năng suất làm việc

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp SMEs tự động hóa quy trình vận hành, giảm thiểu các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Nhờ vậy, nhân viên có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn, giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ tự động hóa tại một số phòng ban:

• Quản lý kho: Phần mềm giúp theo dõi và tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực nhờ đó đẩy nhanh quy trình nhập/xuất hàng.
• Kế toán: Tự động cập nhật thông tin giao dịch vào sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, và liên kết thông tin từ phiếu xuất kho để xuất hóa đơn đơn điện tử.
• Quản lý nhân sự: Theo dõi lương thưởng, lịch làm việc và đánh giá hiệu quả công việc một cách minh bạch và rõ ràng.

Tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý

Triển khai ERP system giúp doanh nghiệp SMEs tiết kiệm chi phí vận hành trong dài hạn nhờ khả năng tích hợp đa tính năng và tự động hóa quy trình.
Thay vì đầu tư nhiều phần mềm riêng lẻ, ERP cung cấp giải pháp đồng bộ không chỉ tránh lãng phí chi phí, tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mà còn dễ dàng mở rộng tính năng. Hệ thống cũng cho phép dữ liệu được liên kết mượt mà giữa các phòng ban, tạo nên quy trình vận hành nhịp nhàng.

Cung cấp đầy đủ các loại báo cáo chi tiết

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vì muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn đang sử dụng các phần mềm truyền thống như excel, google drive. Những giải pháp này khó có thể đáp ứng yêu cầu trích xuất báo cáo chi tiết theo thời gian thực và phải tốn thời gian tổng kết do dữ liệu phân tác ở nhiều nơi.
Khác với phần mềm truyền thống, phần mềm ERP cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu. Hệ thống giúp doanh nghiệp có thể theo dõi các loại báo cáo như:

• Báo cáo bán hàng, mua hàng.
• Tiến độ sản xuất.
• Báo cáo tồn kho
• Báo cáo tài chính.
• Báo cáo kế toán.

Phần mềm ERP nào phù hợp cho doanh nghiệp SMEs?

ECOUNT ERP là một trong những đơn vị tại Việt Nam cung cấp giải pháp ERP online phù hợp các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với ưu điểm tích hợp đa tính năng, dễ sử dụng - hệ thống ERP của ECOUNT giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Ngoài ra, đây sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, cải thiện năng suất lao động và thích ứng nhanh với xu hướng chuyển đổi số .

Các tính năng nổi bật phù hợp với mọi ngành nghề

• 1. Quản lý tài chính minh bạch: Cho phép doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận chi tiết, hệ thống báo cáo kế toán - tài chính theo chuẩn quốc tế.
• 2. Quản lý tồn kho chính xác: Hệ thống tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực, báo cáo xuất nhập kho rõ ràng, lên kế hoạch nhập hàng theo nhu cầu giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
• 3. Quản lý sản xuất: Theo dõi toàn bộ tiến độ sản xuất, sản lượng và đánh giá tỷ lệ tiêu hao so với định mức.
• 4. Quản lý nhân sự toàn diện: ECOUNT có tích hợp chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ nhân viên cùng hệ thống xem lương chuyên nghiệp, đảm bảo chính xác và tiện lợi. 
• 5.Theo dõi bán hàng và mua hàng hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ báo giá đến giao hàng và xuất hóa đơn.
• 6. Hỗ trợ đa nền tảng và truy cập nhanh chóng: Dễ dàng truy cập và sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động, bất kể bạn đang ở đâu.

Ngoài ra, ECOUNT ERP cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn triển khai, đào tạo nhân viên đến hỗ trợ xuyên suốt thời gian sử dụng hoàn toàn miễn phí. Đảm bảo hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai phần mềm một cách hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp SMEs ở mọi lĩnh vực đã tin tưởng và lựa chọn ECOUNT ERP để cải thiện hiệu quả quản lý và đạt được mục tiêu kinh doanh. Hiện trạng sử dụng theo từng ngành nghề:

• 41.6% Doanh nghiệp sản xuất
• 35.6% Doanh nghiệp phân phối
• 13.7% Doanh nghiệp dịch vụ
• 9.1% Các doanh nghiệp khác (thương mai, xây dựng, phi lợi nhuận, nông nghiệp, .v.v)

Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích, hỗ trợ quá trình triển khai giải pháp ERP system phù hợp cho doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của ECOUNT ERP để nhận tư vấn chi tiết và thảo luận về nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.