Phần mềm bán hàng là gì? Giá cả và tiêu chí lựa chọn Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, cách thức hoạt động của các doanh nghiệp trên thị trường ngày càng thay đổi. Hiện nay, hầu hết các công ty đều đã số hóa quy trình kinh doanh, từ mở rộng kênh bán hàng đến việc triển khai các giải pháp quản lý. Phần mềm bán hàng dần trở thành một công cụ quan trọng, giúp doanh nghiệp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vai trò của phần mềm,  tiêu chí lựa chọn và giá cả phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm bán hàng là gì? 

Phần mềm bán hàng là công cụ được phát triển để hỗ trợ các công ty quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng từ báo giá, xử lý đơn hàng, quản lý thanh toán đến theo dõi hàng tồn kho. Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện doanh thu và hiệu suất công việc của nhân viên.

Dưới đây là các nhóm chức năng chính trong phần mềm quản lý bán hàng:

• Quản lý đơn hàng: Hỗ trợ xử lý nhanh chóng từ khâu đặt hàng, xác nhận, giao hàng đến ghi nhận thanh toán hoặc công nợ.
• Quản lý khách hàng: Cho phép người dùng tạo và lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi hạn mức công nợ và hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế các chương trình khuyến mãi phù hợp.
• Tích hợp đa kênh: Đồng bộ thông tin mặt hàng, đơn hàng giữa cửa hàng truyền thống với các cửa hàng trên sàn thương mại điện tử, trang trực tuyến.
• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa trong kho theo thời gian thực, giúp phòng kinh doanh nắm bắt tình trạng sẵn sàng của hàng hòa chính xác và nhanh chóng
• Báo cáo doanh thu: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng theo mặt hàng, nhân viên hoặc khu vực cửa hàng và hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn.

Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

Phần mềm bán hàng không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý doanh thu mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả bán hàng. Dưới đây là những vai trò nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng trong doanh nghiệp:

1. Cải tiến quy trình xử lý đơn hàng

Phần mềm bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến các quy trình bán hàng nhờ khả năng tự động hóa. Các công việc như xử lý đơn hàng, kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất nhập và ghi nhận công nợ đều có thể thao tác nhanh chóng trên hệ thống.
Đây còn là giải pháp hỗ trợ hữu ích cho nhân viên bán hàng, giúp hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, theo dõi mọi quy trình dễ dàng và nâng cao hiệu quả trong công việc.

2. Quản lý doanh thu hiệu quả

Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất kinh doanh, tình hình nhập kho và các sản phẩm bán chạy. giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả bán hàng dễ dàng hơn. Đồng thời, có cơ sở để điều chỉnh chiến lược phù hợp hơn để thúc đẩy doanh số, giảm lượng hàng tồn kho và tăng lợi nhuận.
Ví dụ: Thay vì sử dụng Excel để tổng hợp dữ liệu và phân tích thủ công, phần mềm bán hàng cho phép doanh nghiệp xem báo cáo theo thời gian thực, tự động cập nhật nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác.

3. Tối ưu chi phí vận hành

Quản lý thủ công thường tốn nhiều thời gian xử lý đơn hàng và dễ phát sinh sai sót, làm gia tăng chi phí không cần thiết như hoàn trả hàng, vận chuyển v.v. Vậy nên phần mềm bán hàng có vai trò giúp chuẩn hóa quy trình nhằm giảm thiểu các bước thừa, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Ví dụ: Việc tìm kiếm thông tin khách hàng trên Excel từng mất hàng giờ. Giờ đây, chỉ cần vài thao tác trên phần mềm là có thể tra cứu toàn bộ dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Phần mềm bán hàng chuyên nghiệp có giá bao nhiêu?

Việc đầu tư vào công cụ quản lý bán hàng không chỉ giúp hoạt động bán hàng được diễn ra suôn sẻ, mà còn là cách để nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng doanh thu Tuy nhiên, câu hỏi "Phần mềm bán hàng chuyên nghiệp có giá bao nhiêu?" sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các yếu tố chính ảnh hưởng đến giá cả cũng như một số gợi ý để bạn lựa chọn phần mềm phù hợp:

1. Mô hình triển khai phần mềm

Hình thức triển khai có tác động đến cách thức vận hành và quản lý của mỗi phần mềm, do đó mức giá cũng phụ thuộc vào yếu tố nay. Dưới đây là một số mô hình phổ biên trên thị trường:

• Phần mềm Online/ SaaS (dạng thuê bao): Chi phí định kỳ, thường từ 150.000 đến 5 triệu đồng/tháng, linh hoạt và không yêu cầu đầu tư ban đầu lớn.
• Phần mềm viết riêng/ tùy chỉnh: Mức giá cao hơn, thường từ 50 triệu đến vài trăm triệu đồng tùy vào mức độ tùy chỉnh và quy mô doanh nghiệp.

2. Tính năng của phần mềm bán hàng

Chi phí phần mềm cũng bị ảnh hưởng bởi số lượng và độ phức tạp của các tính năng. Thông thường, các phần mềm quản lý bán hàng cơ bản bao gồm các tính năng quản lý đơn hàng, khách hàng, và báo cáo doanh thu. Các gói này có giá thấp, phù hợp với nhu cầu quản lý đơn giản.
Đối với các phần mềm nâng cao tích hợp quản lý đa kênh, kết nối ERP, và tự động hóa quy trình. Những gói này có giá cao hơn nhưng mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp lớn.

3. Số lượng users/ cửa hàng

Số lượng người dùng và cửa hàng mà doanh nghiệp cần quản lý trên phần mềm là cũng ảnh hưởng đến mức giá. Nhiều đơn vị cung cấp các gói cơ bản chỉ bao gồm từ 1-3 người dùng miễn phí, nếu doanh nghiệp cần thêm người dùng, chi phí sẽ tăng theo mỗi user bổ sung. Vậy nên, để tối ưu chi phí doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò và nhu cầu thực tế để tránh thêm user không cần thiết, giảm chi phí sử dụng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp sở hữu nhiều cửa hàng cần phần mềm hỗ trợ quản lý đa chi nhánh. Gói dịch vụ này thường có giá cao hơn so với phần mềm chỉ quản lý một cửa hàng duy nhất. Ví dụ: Quản lý từ 3-5 cửa hàng có thể thêm chi phí từ 500.000 - 2 triệu đồng/tháng.

4. Chi phí vận hành liên quan

Bên cạnh chi phí về bản quyền, tùy thuộc chính sách của mỗi nhà cung cấp mà trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ có những dịch vụ tính phí đi kèm khác. Do đó, doanh nghiệp muốn dự trù chính xác về ngân sách sử dụng, cần lưu ý các chi phí liên quan khác như: chi phí đào tạo, bảo trì, nâng cấp hay tùy chỉnh thêm v.v

Các yếu tố nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm bán hàng

Việc lựa chọn phần mềm bán hàng không phù hợp có thể gây lãng phí tài nguyên hoặc không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Do đó, để tìm được giải pháp tối ưu, hãy xem xét kỹ lưỡng những yếu tố quan trọng sau:

Khả năng đáp ứng của phần mềm

Khi lựa chọn, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh và nhu cầu cụ thể của mình. Sự phù hợp này không chỉ tăng hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp quản lý nhiều chi nhánh, hãy chọn hệ thống có khả năng đồng bộ dữ liệu thời gian thực.
• Nếu cần báo cáo tài chính chi tiết, hãy đảm bảo phần mềm có hệ thống báo cáo đầy đủ và chính xác.

Năng lực của đội ngũ nhân sự

Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống bán hàng phù hợp với quy mô và năng lực của đội ngũ nhân sự. Sự phù hợp giữa phần mềm và năng lực nhân sự sẽ tối ưu hóa hoạt động quản lý, đồng thời tiết kiệm chi phí đào tạo và vận hành.

• Đối với nhân sự không rành công nghệ: Nên chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng làm quen, giảm thời gian đào tạo và đảm bảo hiệu quả công việc.
• Đối với đội ngũ am hiểu công nghệ: Các doanh nghiệp có đội ngũ trẻ, giàu kỹ năng công nghệ có thể ưu tiên những hệ thống chuyên sâu, cho phép tùy chỉnh theo quy trình và yêu cầu cụ thể của tổ chức.

Chi phí triển khai hợp lý

Khi lựa chọn phần mềm bán hàng, chi phí triển khai là yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Thị trường có nhiều đơn vị cung cấp với mức giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có giá phù hợp với ngân sách và nhu cầu thực tế. 
Nếu tổ chức có nhiều phòng ban cần sử dụng, hãy tránh đầu tư vào một công cụ chỉ phục vụ cho một phòng ban. Thay vào đó, lựa chọn hệ thống bán hàng có thể mở rộng và hỗ trợ nhiều phòng ban, giúp tối ưu hóa chi phí và hiệu quả công việc.

Khả năng tùy chỉnh và mở rộng

Trong bối cảnh công nghệ không ngừng đổi mới, doanh nghiệp cần một phần mềm bán hàng có khả năng tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt. Ví dụ cho phép điều chỉnh báo cáo, cài đặt thông báo, hoặc theo dõi dữ liệu phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Đồng thời, phần mềm có thể liên kết thêm các tính năng bổ trợ như quản lý kho, kế toán hoặc các công cụ bán hàng khác. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với xu hướng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh lâu dài.

Khả năng liên kết với nhiều thiết bị

Hoạt động bán hàng thường xuyên diễn ra bên ngoài văn phòng và liên quan đến nhiều người phụ trách. Vì vậy, việc chọn phần mềm bán hàng có khả năng truy cập linh hoạt từ nhiều thiết bị là rất quan trọng.
Phần mềm cần hỗ trợ kết nối trên các công cụ như di động, laptop, máy tính bảng và máy in, giúp nhân viên dễ dàng làm việc mọi lúc, mọi nơi. Điều này không chỉ tăng cường tính linh hoạt mà còn giúp đội ngũ bán hàng hiệu quả hơn khi gặp gỡ khách hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm bán hàng ECOUNT ERP là giải pháp toàn diện, được tích hợp trong hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Với khả năng tự động hóa và kết hợp đa tính năng, ECOUNT ERP không chỉ hỗ trợ quản lý bán hàng mà còn giúp tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Lợi ích và chức năng nổi bật của ECOUNT

• 1. Quản lý báo giá và đơn hàng
  ECOUNT ERP cho phép tạo và quản lý báo giá, đơn hàng nhanh chóng, dữ liệu được kế thừa từ các menu trước đó và đồng bộ theo thời gian thực. Nhờ vậy, nhân viên xử lý đơn hàng chính xác và tiết kiệm thời gian làm việc.
• 2. Quản lý bán hàng tích hợp tồn kho
  Phần mềm bán hàng ECOUNT ERP giúp theo dõi chi tiết giao dịch trên tất cả các kênh bán hàng và tự động cập nhật tồn kho khi phát sinh phiếu xuất kho. Báo cáo doanh số được cập nhật tức thì, có thể tùy chỉnh giao diện xem báo cáo theo nhu cầu. 
• 3. Quản lý thanh toán
  Phân hệ bán hàng hỗ trợ theo dõi thời hạn thanh toán, quản lý đa dạng hình thức thanh toán và tự động ghi nhận giao dịch vào hệ thống kế toán. Nhờ đó, doanh nghiệp quản lý giao dịch minh bạch, chính xác và giảm thiểu sai sót.
• 4. Quản lý sàn thương mại điện tử
  Phần mềm đồng bộ dữ liệu sản phẩm, đơn hàng và tồn kho từ các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tmall,... vào một hệ thống duy nhất. Người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý đơn hàng trên cùng một giao diện, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.
• 5. Quản lý sửa chữa - bảo hành
  Phần mềm bán hàng ECOUNT ERP giúp bạn quản lý các yêu cầu sửa chữa, bảo hành từ khách hàng đến khi hoàn tất. Đồng thời, phần mềm sẽ tự động lưu trữ lịch sử sửa chữa , từ đó doanh nghiệp có thể phân tích và tối ưu sản phẩm tăng trải nghiệm khách hàng.

Phần mềm bán hàng là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý từ báo giá, đơn hàng, khách hàng đến báo cáo doanh thu. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về vai trò, chi phí và các tiêu chí cần thiết để đánh giá phần mềm quản lý bán hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm ECOUNT ERP – giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp!