Phần mềm kế toán ERP là gì? Lợi thế khi sử dụng Phần mềm kế toán ERP đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp vì sự tiện lợi và có thể tối ưu chi phí vận hành. Ưu điểm của phần mềm này là khả năng kết hợp và vận hành song song cùng với các chức năng quản lý khác trên một hệ thống. Vậy cụ thể phần mềm kế toán ERP là gì ? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của ECOUNT !
Phần mềm kế toán ERP là gì?
Phần mềm kế toán ERP là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính kế toán. Đồng thời đây cũng là một phân hệ (module) quan trọng trên hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP). Trong mọi doanh nghiệp, các hoạt động từ sản xuất kinh doanh, nghiệp vụ đều liên quan đến kế toán. Do đó, kế toán là phòng ban huyết mạch có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là nền tảng cho sự liên kết dữ liệu đồng nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhờ vậy, phân hệ kế toán ERP có thể kế thừa dữ liệu từ các phòng ban khác một cách chặt chẽ và chính xác. Dữ liệu được tổng hợp và được cập nhật nhanh chóng, giúp nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.
Ngoài ra, đặc điểm kế toán ERP là cập nhật real-time nên nhà quản trị có thể theo dõi báo cáo tài chính và nắm bắt tình hình các hoạt động kinh doanh dễ dàng. Dựa vào kết quả thực để đề ra những quyết định kịp thời và chính xác.
Lợi thế khi sử dụng phần mềm kế toán ERP
Phần mềm kế toán ERP không những có đầy đủ các chức năng chuyên hỗ trợ xử lý nghiệp vụ kế toán, mà còn bao gồm các phân hệ hữu ích khác. Nhờ vào điều này, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc của bộ phận kế toán, mà còn nâng cao hiệu suất toàn công ty. Dưới đây là 4 lợi thế nếu doanh nghiệp triển khai phần mềm kế toán ERP.
Liên kết dữ liệu tự động, tăng độ chính xác
Phân hệ kế toán có khả năng kết nối dữ liệu với tất cả các bộ phận như mua hàng, kho, bán hàng, sản xuất và nhân sự trên hệ thống ERP. Do đó, các nghiệp vụ kế toán đều dễ dàng kế thừa thông tin từ các phòng ban đảm bảo tính chính xác và đồng bộ. Nhờ vậy, tất các số liệu tài chính của doanh nghiêp sẽ được tự động cập nhật, hạn chế tình trạng nhập liệu sai hay dễ dàng rà soát lại lược sử liên kết phiếu.
Ví dụ: Khi nhân viên bán hàng thành công, hóa đơn từ bộ phận bán hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận kế toán, cập nhật vào sổ sách quản trị. Quá trình này giúp kế toán không cần nhập liệu lại, giảm nguy cơ sai sót.
Giảm chi phí và tiết kiệm thời gian
Phần mềm kế toán ERP có thể tự động hóa các nghiệp vụ như hạch toán thu chi, đối trừ công nợ khách hàng, tích hợp chức năng xuất hóa đơn chỉ trên một hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành và giảm tải áp lực cho nhân sự.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bình thường có thể cần 2-3 nhân sự phụ trách theo dõi công nợ, nhập và xuất hóa đơn hàng tháng, nhưng khi sử dụng ERP có thể chỉ cần 1 nhân viên theo dõi, cập nhật và xuất hóa đơn trên hệ thống.
Tự động cập nhật báo cáo quản trị theo thời gian thực
Ưu điểm của phân hệ kế toán ERP là các dữ liệu đều được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy các báo cáo tài chính, dự báo dòng tiền và các báo cáo quản trị khác đều được cập nhật tự động một cách chi tiết. Điều này giúp nhà quản lý có thể xem báo cáo bất cứ lúc nào, bộ phần kế toán cũng giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu rườm rà, phức tạp.
Ví dụ: Ban giám đốc có thể kiểm tra báo cáo doanh thu hôm nay ngay trên điện thoại thông qua hệ thống ERP mà không cần chờ bộ phận kế toán tổng hợp dữ liệu thủ công.
Dễ dàng đối chiếu, rà soát và cảnh báo ngân sách
Ngoài ra, phân hệ kế toán toán trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và kiểm tra độ chính xác của các báo cáo, thông tin trên các đơn mua bán hàng. Vì tất cả thông tin đều được tổng hợp trên một hệ thống duy nhất nên tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu và so sánh dữ liệu, sớm phát hiện các sai số để cập nhật lại kịp thời.
Dễ thấy khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm ERP tích hợp kế toán sẽ có nhiều lợi thế hơn doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán quản trị độc lập, dữ liệu rời rạc. Kế toán ERP còn có thể đưa ra các cảnh báo ngân sách theo bộ phận khi có giao dịch vượt hạn mức cho phép. Từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng theo kế hoạch ban đầu.
Điểm khác biệt giữa phân hệ kế toán ERP và phần mềm kế toán độc lập
Phần mềm kế toán ERP hay phần mềm kế toán độc lập đều là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp số hóa nghiệp vụ kế toán tài chính. Tuy nhiên, hai hệ thống này cũng có một số điểm khác biệt mà nếu hiểu rõ doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn được giải pháp phù hợp hơn. Dưới đây là bảng so sánh 5 đặc điểm chính giữa phân hệ kế toán ERP và phần mềm kế toán độc lập.
| Đặc điểm | Phần mềm kế toán ERP | Phần mềm kế toán độc lập |
|---|---|---|
| Cấu trúc và phạm vi sử dụng | Phân hệ kế toán là một module có trên phần mềm ERP, do đó, ngoài kế toán phần mềm này còn là giải pháp quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Bao gồm các chức năng khác như bán hàng, mua hàng, sản xuất | Phần mềm kế toán độc lập chỉ có tính năng liên quan đến kế toán như hạch toán, báo cáo dòng tiền, tài chính và quản lý tài sản v.v |
| Khả năng cập nhật theo thời gian thực | Dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống, cho phép liên kết dữ liệu giữa các bộ phận, cập nhật báo cáo tự động khi có thay đổi. | Chỉ quản lý dữ liệu tại bộ phận kế toán, không đối chiếu dữ liệu thời gian thực với các phòng ban khác. |
| Tự động hóa quy trình | Tự động hóa quy trình kinh doanh toàn diện như xử lý đơn hàng, thanh toán, lập báo cáo | Tự động hóa một vài nghiệp vụ kế toán cơ bản. |
| Khả năng mở rộng và tích hợp | ERP có khả năng mở rộng cao theo nhu cầu của doanh nghiệp, từ việc thêm mới các module cho đến tùy chỉnh chức năng theo nhu cầu cụ thể. Linh hoạt tích hợp các module quản trị khác như quản lý sản xuất, mua bán hàng và nhân sự |
Tùy chỉnh hạn chế, không tích hợp các chức năng quản trị kinh doanh khác. |
| Hệ thống báo cáo | Cung cấp báo cáo chi tiết từ các phòng ban, giúp quản lý ra quyết định chính xác. | Chỉ có báo cáo kế toán, tài chính cơ bản. |
| Chi phí | Chi phí ban đầu cao do bao gồm nhiều chức năng và giá trị mở rộng. | Chi phí đầu tư thấp |
Giải pháp quản lý kế toán tối ưu cho doanh nghiệp SMEs
Kiểm soát chi phí và quản lý nguồn lực (con người, tài chính và máy móc) hiệu quả là cách giúp doanh nghiệp cải thiện tình hình kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ban đầu chỉ tìm kiếm phần mềm kế toán để hỗ trợ quản lý tài chính. Tuy nhiên, với xu hướng chuyển đổi số và nhu cầu tổng thể hóa quản lý, phần mềm kế toán độc lập đã không còn đủ đáp ứng nhu cầu.
Giải pháp thay thế đó là phần mềm kế toán ERP - một hệ thống tích hợp đầy đủ tính năng vừa hỗ trợ kế toán vừa quản lý các nghiệp vụ của hầu hết các bộ phần trong một tổ chức. ERP cho phép các phòng ban cùng hoạt động trên cùng một nền tảng duy nhất, giúp tăng tính hiệu quả và đồng bộ thông tin
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp phần mềm, ECOUNT tự tin đem đến giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phân hệ kế toán là một trong những phân hệ cốt lõ trên ERP ECOUNT hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính, nguồn lực một cách hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm kế toán ECOUNT ERP này còn tích hợp với nhiều module quản trị khác như bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho bãi và nhân sự.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán ERP ECOUNT
- Quản lý tập trung: Liên kết và quản lý toàn bộ dữ liệu tập trung trên một hệ thống.
- Tự động hóa: Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong xử lý nghiệp vụ, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công
- Báo cáo thời gian thực: Cung cấp đầy đủ các loại báo cáo tài chính, kế toán quản trị và báo cáo liên quan khác giúp nhà quản lý có cơ sở ra quyết định chính xác.
- Khả năng tích hợp: Tích hợp thêm các module quản trị như quản lý kho, nhân sự, bán hàng, giúp doanh nghiệp mở rộng dễ dàng
Lời kết
Phân hệ phần mềm kế toán ERP là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và quản lý tài chính kế toán một cách linh hoạt và hiệu quả. Phần mềm kế toán ERP hay phần mềm kế toán độc lập đều mang đến những ưu điểm riêng, phù hợp với từng thời điểm hoạt động. Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu, định hướng phát triển và bối cảnh thị trường trước khi lựa chọn phần mềm. Hy vọng bài viết này đã mang đến những thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán ERP và tìm được giải pháp phù hơp doanh nghiệp mình.