Would you like to visit another country's site?

Phần mềm kế toán là gì? 5 yếu tố cân nhắc
khi triển khai Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển, phần mềm kế toán dần trở thành một trong nhưng giải pháp công nghệ được ứng dụng rộng rãi trong quản lý kinh doanh. Phần mềm kế toán không chỉ ghi nhận giao dịch mà còn là công cụ hỗ trợ quản lý dòng tiền và kiểm soát tài chính hiệu quả.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về phần mềm kế toán, những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cũng như các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn và triển khai hệ thống này cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một hệ thống các chương trình máy tính giúp doanh nghiệp ghi nhận và quản lý chi tiết các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán. Thay vì phải dùng sổ sách thủ công với quá trình ghi chép rườm rà, phần mềm kế toán cho phép người dùng:

  • Nhập liệu đơn giản: Kế toán viên có thể nhập thông tin của các phiếu giao dịch, chứng từ phát sinh một cách nhanh chóng và dễ dàng.
  • Xử lý tự động: Hệ thống sẽ tự động xử lý các nghiệp vụ như cập nhật dữ liệu vào báo cáo, so sách online, đối chiếu số liệu.
  • Lập báo cáo tài chính: Từ dữ liệu đã nhập, phần mềm tự động tổng hợp và tạo ra các báo cáo tiêu chuẩn như sổ cái, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán ..... giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác và kịp thời về tình hình tài chính.
Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc số hóa nghiệp vụ tài chính, kế toán.

Phần mềm kế toán tốt mang lại những lợi ích gì?

Việc ứng dụng phần mềm kế toán tốt thường mang lại nhiều lợi ích to lớn, không chỉ đối với bộ phận kế toán mà còn tác động tích cực đến toàn bộ hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu:

1. Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể quản lý tập trung cơ sở dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán - tài chính vào một hệ thống duy nhất. Điều này không chỉ giúp kiểm soát số liệu một cách chặt chẽ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo theo dõi tình hình tài chính một cách nhanh chóng.

2. Tối ưu hóa quy trình kế toán

Phần mềm kế toán tốt giúp tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa hầu hết các quy trình kế toán, từ nhập liệu, xử lý nghiệp vụ cho đến lập báo cáo. Nhờ vào khả năng xử lý thông tin tự động giúp giảm thiểu lỗi, sai sót so với quản lý thủ công. Vì vậy, nhân viên kế toán có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng, thay vì làm việc với các bảng tính phức tạp hay đau đầu vì lệch sổ.
Có thể thấy, một hệ thống quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

3. Cập nhật báo cáo nhanh chóng

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán chính là khả năng tự động đưa dữ liệu vào các báo cáo liên quan. Khi sử dụng phần mềm, người dùng không cần phải mất hàng giờ đồng hồ lọc dữ liệu, phân loại và xử lý số liệu để lập báo cáo thủ công. Hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin cho các loại báo cáo từ báo cáo quản trị, sổ cái đến báo cáo tài chính.

4. Bảo mật thông tin và dữ liệu

Trong thời đại số, bảo mật thông tin là yếu tố không thể bỏ qua. Phần mềm kế toán được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến như tự động sao lưu dữ liệu, các biện pháp mã hóa và xác thực. Điều này giúp hạn chế rủi ro do quên lưu, mất thông tin và đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp không bị truy cập trái phép.

5. Tiết kiệm chi phí

Việc đầu tư vào phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân lực và giảm bớt những chi phí phát sinh do thao tác thủ công. Với một phần mềm hỗ trợ xử lý nghiệp vụ đơn giản có thể giúp tinh gọn quy trình. Từ đó có thể tiết kiệm được chi phí tuyển dụng, tối ưu năng suất của nhân sự hiện tại và nâng cao lợi nhuận.

6. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Thông tin tài chính được xử lý và tổng hợp chính xác bởi phần mềm kế toán mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh. Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng phân tích và nhận diện các xu hướng phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, báo cáo tài chính là cơ sở dữ liệu vững chắc để giúp ban lãnh đạo  đưa ra các quyết định chiến lược. Từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình kế toán và tiết kiệm chi phí

Tính năng chính của phần mềm kế toán doanh nghiệp

Để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính đa dạng của doanh nghiệp, phần mềm kế toán thường được trang bị những tính năng cốt lõi sau:

1. Hạch toán kế toán

Phần mềm kế toán cung cấp chức năng hạch toán cho phép người dùng phản ánh các nghiệp vụ tài chính dựa trên chuẩn mực kế toán hiện hành. Kế toán viên có thể dễ dàng tạo lập các bút toán theo mẫu tiêu chuẩn, phân loại tài khoản và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.

2. Quản lý chứng từ giao dịch

Phần mềm kế toán cung cấp tính năng giúp doanh nghiệp nhập liệu và lưu trữ các chứng từ phát sinh như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,... một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ khả năng phân loại và lưu trữ tự động của hệ thống mà việc tra cứu thông tin sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn cho kế toán.
Đặc biệt, một số phần mềm như ECOUNT ERP cho phép thiết lập quy trình phê duyệt linh hoạt đối với các chứng từ quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động tài chính.

3.Quản lý và theo dõi công nợ

Một tính năng quan trọng khác của phần mềm kế toán là quản lý công nợ. Chức năng này cho phép theo dõi và cập nhật số dư công nợ của khách hàng và nhà cung cấp theo từng giao dịch như mua, bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thanh toán và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.

4. Quản lý hàng hóa tồn kho

Tính năng quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ hàng hóa, vật tư và tài sản trong kho. Nhờ đó, bộ phận kế toán có thể kiểm soát số lượng tồn, định giá hàng hóa và theo dõi biến động kho một cách chính xác. Điều này đảm bảo việc ghi nhận và nhập liệu giá trị xuất - nhập hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác.

5. Báo cáo quản trị chi tiết

Với khả năng tiếp nhận và tổng hợp dữ liệu tự động, phần mềm kế toán còn cung cấp các báo cáo tài chính, kế toán đa dạng và chi tiết. Điều này giúp ban giám đốc dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh về lợi nhuận, doanh thu, chi phí.
Ngoài ra, các báo cáo về kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ đến báo cáo công nợ v.v. là cơ sở để ban lãnh đạo kiểm soát sức khỏe tài chính doanh nghiệp. 

6. Kết nối với các hệ thống khác

Trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, việc tích hợp giữa các hệ thống ERP, bán hàng, hóa đơn điện tử hay ngân hàng số là rất cần thiết. Một số phần mềm kế toán được thiết kế với khả năng tích hợp cao, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Phần mềm kế toán thường có các tính năng chính như hạch toán, quản lý chứng từ, theo dõi công nợ

Các loại phần mềm kế toán phổ biến

Hiện nay, thị trường phần mềm kế toán đang có nhiều lựa chọn đa dạng, đáp ứng nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Dựa theo đặc điểm, phần mềm kế toán có thể được phân loại như sau:

Phân loại theo loại hình cung cấp

  • Phần mềm kế toán đóng gói: Đây là các hệ thống có sẵn với các tính năng tiêu chuẩn, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những phần mềm này thường có chi phí đầu tư ban đầu thấp, thời gian triển khai nhanh chóng và được cập nhật định kỳ theo nhu cầu chung của thị trường.
  • Phần mềm kế toán viết riêng: Được thiết kế và phát triển theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Loại hình này phù hợp với các đơn vị có nhu cầu đặc thù và nguồn ngân sách lớn, giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ theo đúng đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

Phân loại theo cách thức triển khai

  • Phần mềm kế toán On-premises: Được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào kết nối Internet. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao và làm việc trong môi trường mạng nội bộ.
  • Phần mềm kế toán Cloud: Cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS), cho phép truy cập từ xa thông qua Internet. Ưu điểm của giải pháp này là khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, linh hoạt trong việc mở rộng quy mô và thường được triển khai với chi phí ban đầu thấp.

Phân loại theo nghiệp vụ

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán đã phát triển các giải pháp chuyên biệt nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị tài chính của mỗi doanh nghiệp. Do đó, phần mềm kế toán có thể được phân loại theo các nghiệp vụ chính sau:

  • Phần mềm kế toán tài chính: Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính và theo dõi dòng tiền.
  • Phần mềm kế toán quản trị: Cung cấp công cụ phân tích chi phí, lợi nhuận và hiệu quả hoạt động để hỗ trợ ra quyết định.
  • Phần mềm kế toán thuế: Giúp doanh nghiệp tính toán, kê khai và nộp thuế theo các quy định pháp luật hiện hành.
  • Phần mềm kế toán chi phí: Tập trung vào việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu chi phí trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả tài chính.
Phần mềm kế toán hiện nay được chia thành 3 loại theo loại hình cung cấp, theo cách triển khai và theo nghiệp vụ chuyên môn

5 yếu tố đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm kế toán

Việc lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán không chỉ đơn giản là cài đặt một hệ thống mới mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Nhu cầu, quy mô và ngân sách

Mỗi phần mềm kế toán có đặc điểm, tính năng và mức chi phí khác nhau. Đồng thời cũng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng. Vì vậy, việc xác định rõ nhu cầu quản lý tài chính, số nhân sự cần sử dụng phần mềm và ngân sách đầu tư là bước quan trọng để lựa chọn giải pháp phù hợp.
Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc tổng chi phí sở hữu bao gồm cả chi phí triển khai ban đầu và chi phí vận hành dài hạn, nhằm tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Ví dụ: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ưu tiên các phần mềm kế toán đóng gói với chi phí thuê bao hàng tháng. Như vậy có thể tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết.
Các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu đặc thù có thể cân nhắc hệ thống tùy chỉnh, tuy nhiên cần đánh giá kỹ về chi phí và lợi ích trước khi triển khai.

2. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Không chỉ dừng lại ở tính năng, giao diện của phần mềm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công việc. Một giao diện trực quan, dễ thao tác sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Nếu giao diện quá phức tạp, nhân viên mới có thể mất nhiều thời gian học tập và đào tạo, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chung của bộ phận kế toán.

3. Tính năng tích hợp đầy đủ

Một phần mềm kế toán hiệu quả không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính mà còn cần tích hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng, kho vận, nhân sự và sản xuất. Khi các hệ thống này được liên kết, doanh nghiệp có thể dễ dàng đối chiếu dữ liệu, truy xuất thông tin và tạo báo cáo tổng hợp chính xác, giúp quá trình ra quyết định trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống quản lý sản xuất và tồn kho giúp kiểm soát toàn bộ hoạt động có ảnh hưởng đến tài chính công ty. Điều này không chỉ hạn chế dữ liệu phân tán, rời rạc mà còn giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện trong việc vận hành và tối ưu chi phí.

4. Năng lực bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin là một trong những yêu cầu bắt buộc khi triển khai bất kỳ hệ thống quản lý dữ liệu nào. Các chức năng về mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ, và hệ thống phân quyền truy cập là những yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng.
Trong bối cảnh các vụ tấn công mạng ngày càng gia tăng, một hệ thống phần mềm kế toán có cơ chế bảo mật mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu quan trọng và tránh rủi ro pháp lý.

5. Uy tín và chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp

Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình triển khai và vận hành phần mềm diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp nên xác định và trao đổi với nhà cung cấp về phạm vi, tần suất và cách thức hỗ trợ, chương trình đào tạo, và chính sách bảo trì – nâng cấp phần mềm.

Phần mềm kế toán hiện nay được chia thành 3 loại theo loại hình cung cấp, theo cách triển khai và theo nghiệp vụ chuyên môn

Ứng dụng hệ thống kế toán và xu hướng mới

Để có cái nhìn cụ thể hơn về ứng dụng phần mềm kế toán, hãy cùng điểm qua một số ví dụ thực tế từ các doanh nghiệp điển hình:

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã chuyển từ việc sử dụng sổ sách thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán đóng gói. Điều này giúp họ quản lý chứng từ chặt chẽ hơn, kiệm thời gian nhập liệu và giảm thiểu sai sót. Nhờ đó mà nâng cao khả năng kiểm soát dòng tiền.

Ứng dụng: Một cửa hàng thực phẩm sạch quy mô nhỏ sau khi áp dụng phần mềm kế toán ECOUNT đã rút ngắn đáng kể thời gian tổng hợp báo cáo thu chi, lãi lỗ hàng tháng. Trước đây, chủ cửa hàng phải tự thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như hóa đơn bán hàng, chi phí nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, dễ sai sót và mất thời gian đối soát.
Nhờ phần mềm kế toán, mọi dữ liệu tài chính được quản lý tập trung, giúp chủ cửa hàng nhanh chóng phát hiện các khoản chi chưa tối ưu. Ngoài ra, với báo cáo doanh thu theo từng sản phẩm, họ có thể quyết định đầu tư thêm vào marketing, chạy khuyến mãi phù hợp để thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

2. Doanh nghiệp lớn và tập đoàn

Hầu hết các công ty lớn với hàng nghìn giao dịch mỗi ngày thường lựa chọn phần mềm kế toán viết riêng hoặc giải pháp ERP tích hợp. Các hệ thống này đều có khả năng tùy biến cao và đảm bảo tính bảo mật tối đa. Với phần mềm kế toán phù hợp doanh nghiệp có thể quản lý số liệu chính xác, cập nhật thông tin theo thời gian thực. Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược từ dữ liệu tổng hợp từ nhiều phòng ban.

Ứng dụng: Một doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính do dữ liệu rời rạc, thiếu hệ thống phê duyệt rõ ràng và mất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo. Việc kiểm soát ngân sách cũng gặp thách thức khi các khoản chi phí từ nhiều chi nhánh khó kiểm soát.
Sau khi triển khai phần mềm kế toán Cloud ECOUNT ERP, toàn bộ dữ liệu tài chính được cập nhật theo thời gian thực. Bên cạnh đó là có thể chuẩn hóa quy trình phê duyệt và đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất kinh doanh theo từng đơn vị một cách minh bạch, kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.

3. Xu hướng chuyển đổi số và đám mây

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển từ hệ thống offline sang giải pháp phần mềm kế toán online, dựa trên nền tảng đám mây. Với ưu điểm chính là tiếp cận dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác.

Ứng dụng: Nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ và công nghệ đã triển khai phần mềm kế toán đám mây ECOUNT để tối ưu quản lý tài chính. Nhờ khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, các doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí theo thời gian thực. 
Đồng thời dễ dàng kiểm soát ngân sách chặt chẽ và ra quyết định nhanh chóng, ngay cả khi làm việc từ xa. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công ty có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân sự phân tán, giúp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

Tuy vào quy mô và kế hoạch phát triển các doanh nghiệp có thể ứng dụng loại phần mềm kế toán khác nhau.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm kế toán doanh nghiệp

Để giúp độc giả có cái nhìn toàn diện hơn, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phần mềm kế toán cùng với câu trả lời chi tiết:

1. Phần mềm kế toán có thay thế hoàn toàn vai trò của kế toán viên không?

Không. Mặc dù phần mềm kế toán tự động hóa nhiều quy trình, nhưng vai trò của kế toán viên trong việc phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định chiến lược vẫn rất quan trọng. Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ giúp công việc trở nên hiệu quả hơn.

2. Tôi có cần phải đào tạo nhân viên khi chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán mới không?

Có. Việc đào tạo nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo rằng họ có thể khai thác tối đa các tính năng của phần mềm. Nhiều nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp các khóa đào tạo ban đầu và hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

3. Phần mềm kế toán có tích hợp với các hệ thống ERP khác không?

Một số phần mềm hiện đại có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, quản lý bán hàng, và hệ thống quản lý nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

4. Chi phí triển khai phần mềm kế toán có cao không?

Chi phí triển khai phụ thuộc vào loại hình phần mềm (đóng gói hay viết riêng), cách thức triển khai (offline hay online) và quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí ban đầu và chi phí duy trì để đưa ra lựa chọn hợp lý.

5. Tiêu chí nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm kế toán là gì?

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, nên cân nhắc 5 tiêu chí sau:

  • Năng lực phần mềm (tự động hóa, đầy đủ tính năng, khả năng tích hợp)
  • Giao diện thân thiện, dễ dùng
  • Khả năng bảo mật
  • Nhu cầu, quy mô và ngân sách
  • Uy tín và chính sách hỗ trợ

6. Các loại phần mềm kế toán phổ biến hiện nay là gì?

Hiện nay có 3 loại phần mềm kế toán phổ biến được phân loại theo cấu trúc, cách triển khai và quy trình nghiệp vụ. Gồm có:

  • Theo cấu trúc cung cấp
  • Theo cách thức triển khai
  • Theo nghiệp vụ

7. Đơn vị nào cung cấp phần mềm kế toán online giá rẻ?

ECOUNT cung cấp phần mềm kế toán online tích hợp ERP với chi phí chỉ từ 1.000.000 VND/tháng. Hệ thống hỗ trợ đầy đủ tính năng kế toán, dễ dàng tích hợp với các quy trình quản lý khác.
Ngoài ra, ECOUNT ERP còn cung cấp dịch hỗ trợ chuyên nghiệp bao gồm dỗi ngũ chăm sóc khách hàng, tài liệu hướng dẫn chi tiết và chương trình đào tạo miễn phí hoặc theo yêu cầu.

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, phần mềm kế toán đã trở thành một giải pháp không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã có được cái nhìn tổng quan về phần mềm kế toán là gì, những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cũng như những lưu ý cần thiết khi lựa chọn và triển khai cho doanh nghiệp.  Chúc bạn thành công trong việc lựa chọn và ứng dụng giải pháp phần mềm kế toán phù hợp, góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại số.

Xem tất cả