Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự, tính lương tiện lợi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhân sự là "trái tim" của mọi doanh nghiệp, nhưng việc quản lý hiệu quả nhân sự, tiền lương và phúc lợi chưa bao giờ là dễ dàng. Vậy làm thế nào để giải quyết những khó khăn này một cách hiệu quả? Hãy cùng ECOUNT khám phá thách thức và tìm ra giải pháp giúp quản lý nhân sự, tiền lương trở nên đơn giản và tiện lợi hơn!

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ nhân sự hàng ngày và theo dõi kế hoạch phát triển nguồn lực. Phần mềm này được thiết kế tích hợp nhiều tính năng như lưu trữ thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đến quản lý lương, thưởng và phúc lợi.

Xuất hiện từ những năm 1980, hệ thống HR đã trở nên phổ biến hơn nhờ thế hệ phần mềm cho phép sử dụng trên web vào những năm 1990. Hiện nay, với sự phát triển của nền tảng điện toán đám mây, các giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) đang được ứng dụng rộng rãi, giúp doanh nghiệp linh hoạt và tối ưu chi phí.

Phần mềm này không chỉ là hỗ trợ phòng hành chính – nhân sự và kế toán tối ưu quy trình mà còn giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc theo dõi và đánh giá nguồn lực doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa các công tác nhân sự, tối ưu quy trình làm việc. Ứng dụng phần mềm nhân sự là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao hiệu quả trong quản lý. Dưới đây là 4 lợi ích nổi bật, thể hiện rõ vai trò không thể thay thế của phần mềm quản lý nhân sự trong bối cảnh chuyển đổi số.

1. Tăng hiệu quả quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép tự động hóa các công việc hành chính như quản lý tiền lương, theo dõi giờ làm việc và xử lý nghỉ phép. Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự mà còn đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung và chính xác.
Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

2. Nâng cao sự hài lòng và năng suất nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên vì họ có thể dễ dàng kiểm tra thông tin lương thưởng, đăng ký nghỉ phép mà không cần chuẩn bị giấy tờ rườm rà.
Nhân viên hành chính - nhân sự được cung cấp các công cụ và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc, từ đó tăng hiệu suất làm việc. Hơn nữa, phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ tài liệu đào tạo, chia sẻ thông tin hữu ích, giúp đội ngũ không ngừng phát triển.

3. Giảm sai sót và đảm bảo bảo mật dữ liệu

Một trong những lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự là giảm thiểu các sai sót thường gặp trong quản lý nhân sự thủ công. Hệ thống tự động hóa nhập liệu và tính toán, đồng thời là nền tảng giúp truyền tải thông tin rõ ràng, đồng nhất.
Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp các giải pháp bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ thông tin, dữ liệu của nhân viên và doanh nghiệp khỏi nguy cơ rò rỉ hoặc tấn công mạng.

4. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi và tính toán các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ giữ chân nhân viên, thời gian tham gia đào tạo, và tỷ lệ nghỉ việc. Từ các báo cáo phân tích chi tiết, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra các giải pháp kịp thời để cải thiện chất lượng nguồn lực.

4 thách thức trong quản lý nhân sự, tiền lương và giải pháp

Nhân sự là nguồn lực cốt yếu để tạo nên sự thành công của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Do đó, làm sao để quản lý nhân sự hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, một số công ty vừa và nhỏ vẫn đang gặp không ít thử thách trong việc quản lý vì quy trình vẫn đang được thực hiện thủ công. Các sai sót về thông tin, tuân thủ quy trình chính sách và hiệu suất công việc thấp đều ảnh hưởng lớn đến người lao động và tình hình vận hành của tổ chức. Dưới đây là 4 thách thức lớn trong quản lý nhân sự và tiền lương cùng các giải pháp tối ưu.

1. Quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Quản lý hồ sơ nhân viên là công việc tuy đơn giản nhưng để được hiệu quả thì với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang có số lượng nhân viên tăng lên lại là một thách thức không nhỏ. Thông thường, các công ty lưu trữ hồ sơ dưới dạng giấy tờ hoặc file Excel, lúc này thì dữ liệu lại bị phân tán, khó khăn trong tra cứu và cập nhật thông tin. Những sai sót trong quản lý hồ sơ có thể gây ảnh hưởng đến việc tính lương, thăng tiến hoặc đánh giá nhân viên, làm giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự với tính năng lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên toàn diện. Phần mềm cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ thông tin nhân viên, từ hợp đồng lao động, ngày phép đến đánh giá hiệu suất. Mọi dữ liệu được tập trung, dễ dàng tìm kiếm và cập nhật. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao tính chính xác mà còn tiết kiệm thời gian, đảm bảo quản lý nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

2. Sai sót trong chấm công

Hệ thống chấm công thủ công như bảng chấm công, máy bấm thẻ dễ xảy ra lỗi hoặc nhận dữ liệu chậm, khiến nhân viên phải chấm công nhiều lần. Điều này làm tăng khả năng đi làm muộn, nghỉ không báo trước, đồng thời giảm độ chính xác khi đánh giá hiệu suất nhân viên.

Giải pháp: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự kết hợp tính năng chấm công hiện đại. Phần mềm cho phép nhân viên tự theo dõi ngày công và hạn chế sai sót, giúp bộ phận nhân sự quản lý dễ dàng hơn. Công cụ này còn hỗ trợ ghi nhận dữ liệu nhanh chóng và chính xác, phù hợp với cả mô hình làm việc tại văn phòng và từ xa.

3. Đào tạo và đánh giá không rõ ràng

Đào tạo là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực và giữ chân nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư bài bản vào công tác này, dẫn đến khó khăn trong quản lý chương trình đào tạo và đánh giá hiệu quả. Hậu quả là nhân viên mất động lực làm việc, giảm gắn kết với tổ chức, thậm chí dẫn đến tình trạng nghỉ việc.

Giải pháp: Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính năng quản lý đào tạo. Công cụ này giúp xây dựng kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên, đồng thời đảm bảo các chương trình đào tạo luôn đạt hiệu quả mong muốn.

4. Tính toán tiền lương chính xác

Vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang tính toán và quản lý tiền lương bằng Excel, cách làm này tuy đơn giản nhưng phụ thuộc vào công thức và hàm tính. Một số trường hợp phát sinh sai sót cũng không dễ để phát hiện, đến khi có  khiếu nại phải tốn thêm thời gian điều chỉnh và giải trình. Điều này có thể làm chậm trễ việc trả lương, giảm sự hài lòng của nhân viên và không đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp quản lý tiền lương giúp tự động hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác, và điều chỉnh tiện lợi và tuân thủ các quy định về thuế và bảo hiểm. Đồng thời, phần mềm cung cấp báo cáo minh bạch giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tối ưu chi phí nhân sự.

Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự ECOUNT ERP

Phần mềm quản lý nhân sự ECOUNT ERP là giải pháp quản lý nhân sự hoạt động trên nền tảng web và có ứng dụng trên điện thoại. Phần mềm được thiết kế với các tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự kết hợp tính toán tiền lương. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.

Các tính năng nổi bật của phần mềm nhân sự ECOUNT

• Quản lý nhân sư chính thức và thời vụ
  ECOUNT ERP có các tính năng hỗ trợ quản lý chi tiết cả nhân viên chính thức lẫn thời vụ. Thông tin và hồ sơ nhân viên được lưu trữ tập trung, công cụ tính lương tách biệt tránh sự nhầm lẫn nhưng vẫn đảm bảo chính xác. Ngoài ra, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân loại và quản lý hợp đồng, thời gian làm việc, cũng như quyền lợi của từng nhóm nhân sự
• Quản lý chấm công và ngày phép
  Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công, ghi nhận chính xác giờ làm việc và ngày nghỉ phép của nhân viên. Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu thông tin chấm công và ngày phép thông qua hệ thống, đảm bảo minh bạch và giảm thiểu các tranh chấp liên quan đến chấm công.
• Quản lý bảng lương
  Tính năng quản lý tiền lương hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình từ tính lương, khấu trừ thuế và bảo hiểm đến xử lý các khoản phụ cấp khác. Bên cạnh đó, phần mềm còn có hệ thống cho nhân viên tự xem tiền lương hàng tháng (Userpay). Nhờ đó, đảm bảo sự minh bạch, tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian và giảm thiểu sai sót trong tính toán cho bộ phận nhân sự.
• Báo cáo chi tiết và nhanh chóng
  Phần mềm cung cấp các báo cáo thông minh, cho phép trích xuất dữ liệu ra excel hoặc PDF với các cột thông tin chi tiết, rõ ràng. Nhờ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu cập nhật theo thời gian thực.