Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Đặc điểm và lợi ích Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ, tính lương và đánh giá hiệu suất nhân viên. Với công nghệ số hóa, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tự động hóa thủ tục và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Cùng ECOUNT khám phá chi tiết và lợi ích của phần mềm này!

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự nhờ ứng dụng công nghệ. Từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến lưu trữ hồ sơ và đánh giá nhân sự, mọi thao tác đều được tự động hóa và quản lý trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, người dùng có thể giảm thiểu các sai sót và tiết kiệm thời gian so với phương thức quản lý thủ công.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhà quản lý theo dõi, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả hơn dựa theo báo cáo thực tế, nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Nguồn gốc phát triển phần mềm quản lý nhân sự

Trước đây, các doanh nghiệp chủ yếu quản lý nhân sự bằng sổ sách, giấy tờ thủ công. Đến những năm 1980, phần mềm nhân sự bắt đầu xuất hiện nhưng chủ yếu phục vụ cho các công ty lớn với chi phí triển khai cao. Mãi đến những năm 1990, các hệ thống HRM mới dần trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình như tính lương, chấm công.
Ngày nay, nhờ sự phát triển của điện toán đám mây, phần mềm quản lý nhân sự đã có bước tiến lớn về tính linh hoạt và khả năng tích hợp. Các giải pháp SaaS (Phần mềm như một dịch vụ) đang trở thành xu hướng. Chúng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và triển khai cũng dễ dàng hơn. Doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn bao giờ hết.

Đặc điểm của HRM Software

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM Software) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến quy trình, hiệu suất làm việc và quản lý nhân sự hiệu quả. Dưới đây là những đặc điểm của một HRM Software chuyên nghiệp:

Tự động hóa quy trình nhân sự

HRM Software giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc thủ công nhờ khả năng tự động hóa toàn diện. Các quy trình như chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng, đánh giá hiệu suất đều được xử lý nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

Tích hợp đa chức năng trong một hệ thống

Phần mềm quản lý nhân sự là một nền tảng quản lý tập trung gồm các module quan trọng như quản lý tuyển dụng, đào tạo và phát triển, phúc lợi, quản lý hồ sơ, v.v. Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể quản lý tập trung mọi dữ liệu bị phân bổ rời rạc từ trước đến nay.

Lưu trữ và bảo mật dữ liệu nhân sự

Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự trên nền tảng số,giúp doanh nghiệp hạn chế thất lạc hoặc hư hỏng hồ sơ giấy tờ. Người quản lý không cần quản lý hồ sơ vật lý phức tạp mà vẫn có thể tìm thông tin dễ dàng với vài thao tác. Ngoài ra, các hệ thống quản lý nhân sự cũng đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư.

Tổng hợp dữ liệu và báo cáo nhanh chóng

HRM Software còn cung cấp báo cáo về biến động nhân sự, thời gian làm việc, tình hình lương thưởng. Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, tối ưu chiến lược nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.

Các chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự

Một phần mềm quản lý nhân sự tốt không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa dữ liệu nhân sự mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm bớt công việc thủ công. Dưới đây là một số tính năng quan trọng giúp tối ưu quy trình nhân sự:

Quản lý hồ sơ nhân viên

Chức năng lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên của phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp số hóa thông tin nhân viên. Thông tin này bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ thông tin cá nhân và chi tiết lương thưởng. Với chức năng này mọi dữ liệu được quản lý tập trung, dễ dàng tìm kiếm và cập nhật. Nhờ đó, doanh nghiệp cải thiện độ chính xác cũng như tiết kiệm thời gian và quản lý nhân sự tốt hơn.

Quản lý chấm công, chuyên cần

Chức năng chấm công điện tử giúp theo dõi thời gian làm việc, kiểm soát giờ tăng ca theo quy định nhà nước. Doanh nghiệp có thể tính toán giờ làm thêm dựa vào phần mềm. Điều này giúp tránh vi phạm luật lao động về giờ làm thêm tối đa.
Bộ phận nhân sự có thể quản lý chế độ nghỉ phép đúng quy định. Phần mềm hỗ trợ đăng ký và phê duyệt nghỉ phép online, minh bạch và nhanh chóng. Sau đó, tự động cập nhật số ngày nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,.. đảm bảo quyền lợi của nhân viên.

Quản lý tính lương

Phần mềm tự động tính lương theo công thức chuẩn theo ngày công thực tế, tăng ca, phụ cấp và các khoản thưởng, hoa hồng KPIs. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán, tránh tranh chấp về tiền lương giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự có thể tính toán và xuất báo cáo về BHXH, BHYT và BHTN theo quy định của nhà nước. Cùng với đó là cung cấp báo cáo lương, thưởng hiệu suất minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu chi phí nhân sự.

Quản lý hợp đồng lao động

Với các doanh nghiệp lớn, việc theo dõi và quản lý hợp đồng lao động có thể mất nhiều thời gian. Điều này cũng dễ dẫn đến sai sót.
Chức năng quản lý hợp đồng trong phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp số hóa hợp đồng lao động. Nó đảm bảo lưu trữ an toàn, tra cứu nhanh và tránh mất hồ sơ. Hệ thống cũng giúp tạo hợp đồng tự động theo mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc thủ công.

Tích hợp với các hệ thống khác

Bên cạnh việc số hóa và tối ưu quy trình quản lý nhân sự, phần mềm HRM cũng cần tích hợp với các hệ thống khác. Thực tế trong doanh nghiệp, các phòng ban hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó, hệ thống HRM có thể kết nối với phần mềm kế toán, ERP, và CRM sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu. Đồng thời giúp tự động hóa quy trình giữa các phòng ban và tối ưu ngân sách vận hành. Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp thúc đẩy chuyển đổi số và tăng hiệu quả hoạt động.. 

Phần mềm quản lý nhân sự được phân loại như thế nào ?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM Software) có nhiều loại khác nhau. Chúng được phân loại theo cách sử dụng, mô hình triển khai và chức năng cụ thể. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, nhu cầu và chiến lược nhân sự của mình.

Theo phạm vi sử dụng

• Phần mềm HRM cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
  Tích hợp các chức năng cơ bản như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, theo dõi hợp đồng. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.
• Phần mềm HRM cho doanh nghiệp lớn
  Cung cấp giải pháp nhân sự toàn diện, bao gồm quản lý hiệu suất, đào tạo, kế hoạch nhân sự chiến lược, phân tích dữ liệu. Có khả năng tích hợp với hệ thống ERP, CRM, giúp đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn doanh nghiệp.

Theo mô hình triển khai

• Phần mềm On-Premise (cài đặt tại chỗ)
  Loại phần mềm này được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. Nó phù hợp với tổ chức cần bảo mật dữ liệu cao. Tuy nhiên, hệ thống này đòi hỏi chi phí đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng và đội ngũ IT quản lý hệ thống.
• Phần mềm Cloud-based (trên nền tảng đám mây)
  Cloud based là phần mềm cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS (Phần mềm như một dịch vụ). Nó cho phép doanh nghiệp truy cập và vận hành linh hoạt từ xa. Loại hình này giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu, dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu.

Theo chức năng cụ thể

• Phần mềm quản lý chấm công và tính lương
  Phần mềm này sẽ tập trung vào việc theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép và tính toán tiền lương tự động. Ngoài ra có thể tích hợp với máy chấm công, hệ thống tính lương giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Phần mềm quản lý tuyển dụng
  Phần mềm này giúp quản lý quy trình từ việc đăng tin đến sàng lọc hồ sơ, theo dõi tiến trình tuyển dụng dễ dàng. Phần mềm này tiết kiệm thời gian tìm kiếm ứng viên phù hợp. Điểm nổi bật là tự động lưu trữ thông tin ứng viên, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng
• Phần mềm quản lý hiệu suất nhân viên
  Chức năng chính là hỗ trợ đánh giá năng lực, thiết lập mục tiêu KPI và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên. Cho phép người dùng tạo báo cáo trực quan về hiệu suất làm việc, đề xuất khen thưởng hoặc điều chỉnh chiến lược nhân sự.
• Phần mềm quản lý đào tạo và phát triển: 
  Là nền tảng cho phép doanh nghiệp tạo kế hoạch đào tạo, tổ chức khóa học, theo dõi tiến độ học tập của nhân viên. Đồng thời công cụ còn hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển nhân sự, giúp nâng cao năng lực đội ngũ.

Lợi ích của phần mềm nhân sự đối với doanh nghiệp

Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa các công tác nhân sự, tối ưu quy trình làm việc. Nhờ đó doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả trong quản lý và tối ưu hóa hiệu suất. Dưới đây là 4 lợi ích quan trọng của phần mềm HRM trong chuyển đổi số.

1. Tăng hiệu quả quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa công việc hành chính nhân sự như theo dõi giờ làm việc , xử lý nghỉ phép. Điều này giúp giảm bớt công việc cho bộ phận nhân sự, đảm bảo dữ liệu được quản lý một cách chính xác và tập trung.
Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình nhân viên. Quá trình này bao gồm tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

2. Cải thiện trải nghiệm nhân viên và văn hóa doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý nhân sự giúp nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng khi làm việc tại doanh nghiệp. Bộ phận hành chính - nhân sự có công cụ và tài nguyên để xử lý hồ sơ nhanh hơn, nâng cao hiệu suất làm việc. Người lao động có thể dễ dàng kiểm tra thông tin lương mỗi tháng. Họ cũng có thể đăng ký nghỉ phép mà không cần giấy tờ phức tạp.
Phần mềm HRM giống như một mạng xã hội nhỏ, là nền tảng giúp truyền tải thông tin rõ ràng, đồng nhất. Việc chia sẻ thông tin hữu ích cho toàn tổ chức giúp tạo văn hóa tốt trong doanh nghiệp. Điều này cũng hạn chế tình trạng truyền đạt không rõ ràng, gây hoang mang nội bộ.

3. Giảm sai sót và bảo mật dữ liệu

Vấn đề quan trọng khác được giải quyết khi sử dụng phần mềm nhân sự là giảm sai sót trong quản lý thủ công. Hệ thống này tự động cập nhật dữ liệu và tính toán lương thưởng đảm bảo sự chính xác và minh bạch. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin trực tiếp mà không lo về việc xử lý hàm thủ công.
Ngoài ra, phần mềm có các giải pháp bảo mật mạnh giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu của nhân viên và doanh nghiệp. Điều này có thể ngăn ngừa rò rỉ hoặc tấn công mạng. Bên cạnh đó cũng giúp hạn chế việc xóa nhầm file phải tốn thời gian làm lại nhờ có tính năng khôi phục và sao lưu.

4. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi và tính toán các chỉ số hiệu suất. Những chỉ số này bao gồm tỷ lệ giữ chân nhân viên, thời gian tham gia đào tạo và tỷ lệ nghỉ việc. Dựa vào các báo cáo phân tích, nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình tổ chức. Đây cũng là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra giải pháp kịp thời để cải thiện chất lượng nguồn lực.

5. Đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

Việc tuân thủ quy định lao động rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Nó giúp tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi người lao động và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đúng quy định về giờ làm, hợp đồng, lương thưởng và thuế thu nhập .v.v . Bên cạnh giảm rủi ro pháp lý, doanh nghiệp còn có thể nâng cao uy tín trước cơ quan nhà nước và người lao động.

Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự ECOUNT ERP

Phần mềm ECOUNT ERP tích hợp phân hệ quản lý nhân sự với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu quy trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả.
Các chức năng chính bao gồm quản lý nhân sư chính thức và thời vụ, quản lý chấm công, kiểm soát ngày phép, bảng lương, đề xuất thăng tiến và danh mục báo cáo chi tiết.
Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự ECOUNT cũng có các ưu điểm khác giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý nguồn lực như:

• Giao diện dễ sử dụng, phù hợp mọi doanh nghiệp.
• Tích hợp nhiều tính năng trong một nền tảng.
• Tối ưu chi phí – không cần đầu tư hạ tầng phức tạp.
• Bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn thông tin.

Quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là yếu tố cốt lõi để phát triển bền vững. Một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp không chỉ tối ưu hóa quy trình, tự động hóa các công việc hành chính, mà còn nâng cao trải nghiệm nhân viên. Nhờ vào sự chuyển đổi hóa nâng cao trải nghiệm công việc sẽ giúp họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn có đang tìm một giải pháp để tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và số háo công tác nhân sự. Liên hệ với ECOUNT ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết bởi chuyên gia.