Lợi ích và ứng dụng của phần mềm quản lý doanh nghiệp Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp sẽ khó phát triển nếu còn quản lý thủ công. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là cách giúp tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp, vượt qua lối mòn quản lý truyền thống. Cùng ECOUNT tìm hiểu về lợi ích và cách ứng dụng phần mềm để chuyển đổi số hiệu quả !

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là một hệ thống phần mềm tích hợp nhiều chức năng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Phần mềm ERP cho phép quản lý tập trung dữ liệu của tất cả các bộ phận trên cùng một hệ thống, thông qua các nhóm chức năng như mua hàng, bán hàng, sản xuất, tồn kho, nhân sự và kế toán, v.v. Nhờ vậy, ERP dần trở thành công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình làm việc của các phòng ban huyết mạch một cách hiệu quả.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ là giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình mà còn hỗ trợ sắp xếp công việc, tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Dưới đây là các lợi ích nổi bật của phần mềm mang đến cho doanh nghiệp từ quản lý chặt chẽ nguồn lực, cải thiện hiệu suất đến hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Tối ưu quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp các quy trình nghiệp vụ của mỗi phòng ban lên hệ thống. Nhờ vậy, mọi dữ liệu từ bán hàng đến kế toán được kết nối chặt chẽ giúp luồng công việc được xử lý nhanh hơn.  

Tự động hóa giúp hạn chế các tác vụ lặp đi lặp lại, góp phần giảm tải lượng công việc không quan trọng cho nhân viên. Hệ thống giúp rút ngắn thời gian cho việc nhập liệu, thay thế hoạt động ghi chép thủ công bằng giấy tờ. Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm của nhân viên và cải thiện kỹ năng ứng dụng công nghệ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Ví du: Khi nhân viên nhập một đơn hàng lên hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật vào tồn kho và liên kết với phiếu giao hàng, hóa đơn. 

Quản lý tài chính chính xác và minh bạch

Phần mềm ERP cung cấp báo cáo tài chính tự động, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát chi phí, lợi nhuận và dòng tiền. Phân hệ kế toán được lập trình theo chuẩn nghiệp vụ và quy định giúp nhân viên dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán, công nợ, hóa đơn và kết chuyển số liệu mỗi kỳ. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch khi hạch toán và xây dựng báo cáo.

Ví dụ: Công ty sản xuất có thể theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng và thiết lập tự động nhắc nhở khách hàng thanh toán trước thời hạn. Nhờ vậy có thể cải thiện dòng tiền và giảm thiểu nợ quá hạn.

Hỗ trợ ra quyết định chính xác

Phần mềm sẽ ghi nhận dữ liệu từ tất cả các bộ phận và cung cấp thông tin mà doanh nghiệp muốn tra cứu theo thời gian thực. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh. Đồng thời, báo cáo bán hàng, chi phí, lợi nhuận hay dòng tiền luôn được tổng hợp một cách chi tiết và rõ ràng, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời và giảm thiểu rủi ro.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ có thể xem báo cáo doanh thu theo ngày, từ đó điều chỉnh giá bán và khuyến mãi theo tình hình thị trường.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tiêu tốn nhiều nguồn lực và chi phí để quản lý quy trình, đôn đốc tiến độ và báo cáo tình hình nhưng không hiệu quả? Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí vận hành thông qua tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát chi phí.

Phần mềm giúp giảm chi phí nhân công nhờ các tiện ích hỗ trợ nhập liệu, chấm công, tính lương, báo cáo tài chính nhanh chóng. Các công việc quản lý hợp đồng, hóa đơn và tài liệu đều được lưu trữ dưới dạng file điện tử, tiết kiệm chi phí in ấn và bảo quản tài liệu.

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất có thể tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu bằng công cụ gửi đơn đặt hàng tự động qua email, hoạch định giá mua và  tính toán lượng nguyên liệu cần mua theo yêu cầu, từ đó giúp giảm chi phí tồn kho.

Ứng dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp

Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp giúp giải quyết các vấn đề về số hóa, nguồn lực và quản lý tổng thể hiệu quả, nhờ đó doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trên thương trường. Dưới đây là 4 cách ứng dụng phần mềm ERP.

1. Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả

Quản lý chuỗi cung ứng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp , đặc biệt trong các ngành như sản xuất, phân phối và bán lẻ. Phần mềm ERP hỗ trợ tối ưu hóa quy trình từ mua hàng, lưu kho đến giao hàng với các tính năng quản lý đồng bộ và minh bạch.
 
Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng, từ tiếp nhận đơn yêu cầu mua, phê duyệt đơn hàng, đến giao nhận hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng đơn hàng, tình hình kiểm tra chất lượng đầu vào và báo cáo nhập kho.
 
Với sự liên kết giữa các phân hệ, phần mềm sẽ tự động cập nhật số lượng hàng xuất nhập vào sổ sách tồn kho giúp kiểm soát hàng tồn kho chính xác. Tích hợp các chức năng ghi nhận hóa đơn, công nợ, và thuế mua hàng giúp bộ phận kế toán làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

2. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Trải nghiệm khách hàng là yếu tố then chốt trong việc tạo dựng lòng tin và sự trung thành của khách hàng, đặc biệt trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Phần mềm ERP cung cấp chức năng quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng được tốt hơn.
 
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để lưu trữ thông tin chi tiết về khách, theo dõi lịch sử mua hàng, từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các chương trình tri ân và ưu đãi phù hợp.
 
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu khách hàng đồng bộ ở đa kênh (cửa hàng, website, ứng dụng di động) trong một nền tảng duy nhất. 

3. Tối ưu hóa quản lý nguồn lực

Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, tài sản cố định và tài nguyên sản xuất. Phần mềm ERP giúp các công ty quản lý tất cả nguồn lực một cách toàn diện và tối ưu nhất.
 
Quản lý nhân sự, chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng lao động và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm có chức năng để tính khấu hao tài sản theo thời gian (tháng, năm). Bộ phận kế toán dễ dàng quản lý tài sản và phân bổ chi phí hợp lý.
 
Với tính năng kế hoạch sản xuất, phần mềm giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nguyên vật liệu, phân bổ nhân sự, và sử dụng máy móc phù hợp để đảm bảo tiến độ sản xuất..

4. Kiểm soát hoạt động bán hàng

Bộ phận bán hàng là nhân tố đem lại nguồn doanh thu chính của doanh nghiệp. Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp sẽ khó đạt được lợi nhuận tối ưu. Phần mềm ERP giúp kiểm soát toàn bộ quy trình bán hàng, từ khâu lập báo giá đến giao hàng.

Người quản lý có thể theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh theo thời gian thực, thay vì chờ đợi báo cáo từ nhân viên. Ngoài ra, các bước từ báo giá, lên đơn, giao hàng đều được thực hiện trên một hệ thống, giúp minh bạch hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. 

Hệ thống cũng sẽ tự động nhập số dư tồn kho khi có đơn đã giao giúp đội ngũ kinh doanh kiểm tra nhanh tình trạng hàng hóa chính xác và gửi yêu cầu bổ sung khi cần thiết. Với tính năng phân quyền, giám đốc kinh doanh có thể quản lý KPI của nhiều nhân viên, ở các chi nhánh cùng lúc mà không bị giới hạn.

Kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp của ECOUNT

ECOUNT cung cấp phần quản lý doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng web, nổi bật với khả năng truy cập được mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Hoạt động từ năm 1999, ECOUNT ERP có hơn 25 năm kinh nghiệm hỗ trợ cho hơn 80.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới nâng cao hiệu quả quản lý.

Phần mềm ECOUNT ERP mang đến giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, từ kế toán, nhân sự, quản lý kho đến bán hàng và sản xuất. Chúng tôi có kinh nghiệm triển khai thực tế và đáp ứng nhu cầu quản lý của hầu hết các doanh nghiệp từ sản xuất, phân phối đến dịch vụ. Theo thống kê có hơn 49% khách hàng của ECOUNT là các công ty chuyên về sản xuất, hơn 30% là các công ty phân phối. 

Ngoài ra, ECOUNT ERP cung cấp quy trình triển khai dễ dàng, chi phí hợp lý, cùng đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. Chúng tôi tự hào là đối tác chiến lược cho các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số và phát triển bền vững. Liên hệ với ECOUNT nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý và tối ưu quy trình cho doanh nghiệp của mình.